Kjørebok og kjøredokumentasjon

Alle veiledninger

Se også praktiske eksempler på bilbytte når turene kommer fra flere kjøretøy.

• Anskaffelse av elektronisk kjørebok

  Start med bilene og reglene dere må dokumentere, test leverandørene på deres egne vanskelige tilfeller, og les avtalen for data og oppsigelse før dere signerer.

• Arbeidsflyt for kilometergodtgjørelse fra kjørebok til lønn

  En praktisk refusjonsflyt for turer, reiseregninger, attestasjon, lønn og avstemming.

• Arbeidsreise eller yrkesreise i kjøreboken?

  Del dagen i faktiske strekninger. Det er arbeidsstedet og reisens forhold som avgjør klassifiseringen, selv om alt skjer i arbeidstiden.

• Automatisk turregistrering i praksis

  Mål om turene blir registrert og forklart i en vanlig arbeidsuke. Test avvikene før dere stoler på månedsrapporten.

• Avvik og endringer i kjøreboken

  Et avvik skal forklares, ikke skjules. Registrerte grunndata står urørt, mens formål, fører og klassifisering kan kompletteres med begrunnelse.

• Bompasseringer, parkering og kjørebok

  Bom og parkering refunderes mot bilag, ved siden av kilometergodtgjørelsen. Kjøreboken viser hvilken reise kostnaden tilhører, men kostnaden beviser ikke at reisen var i jobb.

• Delt firmabil og flere førere på samme bil

  Når flere deler bil, er spørsmålet ikke bare hvor bilen kjørte, men hvem som kjørte og hvem som hadde den til disposisjon. Begge deler må kunne vises i ettertid.

• Eksport fra kjørebok til regnskap

  Regnskapet trenger færre felt enn kjøreboken har, men de må være stabile. Godkjente beløp, bilagsreferanse, periode og kostnadssted er viktigere enn kart og koordinater.

• Elektronisk kjørebok for bedrift

  En kjørebok for bedrift skal fungere for tre brukere: føreren i bilen, attestanten ved månedsslutt og lønn eller regnskap som bruker tallene.

• Elektronisk kjørebok når bilen er på verksted

  Slik avklarer du verkstedkjøring, manglende turer og kilometeravvik uten å gjette formål eller miste dokumentasjonen.

• Flere kundebesøk på samme adresse i kjøreboken

  Dokumenter formålet når én kjøretur dekker flere kunder eller oppgaver på samme sted, uten å lage ekstra kilometer som ikke er kjørt.

• Godkjenning av kjørebok

  Attestasjon er en bekreftelse på at kjøringen var i jobb og at kravet er riktig. Den bør ta minutter, ikke timer, hvis attestanten vet hvor feilene pleier å ligge.

• GPS-kjørebok med app eller enhet i bilen

  Velg registreringsmåte etter bilbruk og dokumentasjonsbehov. Prøv svake punkter i en vanlig arbeidsuke før dere kjøper inn til alle bilene.

• Hva koster elektronisk kjørebok?

  Be om samme omfang i alle tilbud. Et rimelig abonnement kan koste mer når utstyr, montering og intern oppfølging kommer i tillegg.

• Innføring av kjørebok-app og opplæring av førere

  En kjørebok-app innføres på noen uker, men den lykkes bare når førerne vet hva de skal gjøre etter hver tur og hvorfor.

• Kilometergodtgjørelse med privatbil

  Se gjeldende trekkfri sats og statens sats, hvordan utbetalingen deles i trekkfri og trekkpliktig del, og hva reiseregningen må vise.

• Kjørebok for firmabil og varebil

  Biltypen og skatteregelen bestemmer hva kjøreboken må dokumentere. Bruk riktig metode før dere setter opp turkategorier og månedsrapport.

• Kjørebok for håndverkere og servicebedrifter

  Håndverkere og serviceteknikere kjører mange korte turer, ofte i varebil og ofte direkte hjemmefra. Kjøreboken må takle alle tre.

• Kjørebok for konsulenter

  For konsulenter avgjøres det meste av ett spørsmål, nemlig hvor det faste arbeidsstedet er. Svaret kan endre seg i løpet av et oppdrag.

• Kjørebok for salgsteam

  Selgere kjører mye og registrerer lite. Kjøreboken må fange dagens ruter uten ekstra arbeid, og skille kunderuten fra pendling og private stopp.

• Kjørebok for små bedrifter

  I en liten bedrift er det ofte eieren som kjører. Om bedriften er et enkeltpersonforetak eller et AS, avgjør hvilke regler kjøreboken skal dokumentere.

• Kjørebok når dekning mangler

  Manglende mobildekning er sjelden et problem hvis appen lagrer lokalt. Manglende GPS-signal er noe annet, og må dokumenteres som avvik.

• Kjørebokmal for Excel og utskrift

  Kopier malen, før turene samme dag og les av kilometerstanden hver måned. Da har du det Skatteetaten forventer av en manuell kjørebok.

• Kjørebokrapporter for ledere

  En god lederrapport viser hva som må gjøres og hva bilbruken koster. Den viser sjelden hvor den enkelte ansatte har vært.

• Kjøretøyregister og flåteoversikt i kjøreboken

  Kjøretøyregisteret avgjør hvilken skatteregel en tur hører til. Feil biltype eller feil periode gir feil fordel og feil godtgjørelse, selv om alle turene er riktige.

• Krav til kjørebok fra Skatteetaten

  Ingen har plikt til å føre kjørebok, men uten den står yrkeskjøringen svakt. Se hva en manuell og en elektronisk kjørebok må inneholde, og når bare den elektroniske godtas.

• Lønn og kjørebok

  Kjøreboken gir lønn tallene, men lønn må vite hvilken regel tallene skal brukes i. Privatbil og firmabil behandles helt forskjellig.

• Manglende formål i kjørebok

  Formålet er det eneste feltet GPS-en ikke kan fylle ut. Mangler det, er turen verken en dokumentert yrkesreise eller et forklart privat stopp.

• Manuell eller digital kjørebok

  Noen regler godtar manuell føring, andre krever elektronisk registrering. Der valget er fritt, avgjør datakvalitet og tidsbruk, ikke lisensprisen.

• Månedsavslutning for kjørebok

  Månedsavslutningen er siste sjanse til å rette før tallene går til lønn, regnskap og fordelsberegning. Med en fast kalender tar den en time, ikke en uke.

• Personvern ved GPS og elektronisk kjørebok

  Avklar hvem som trenger hvilke opplysninger før turene registreres. Skill dokumentasjon av bilbruk fra andre former for oppfølging av ansatte.

• Policy for bilbruk og kjørebok

  En bilpolicy gjør at fører og attestant kommer til samme svar uten å spørre. Den skal også fortelle de ansatte hva GPS-dataene brukes til, og hva de ikke brukes til.

• Privat bruk av firmabil og hjemkjøring

  Kjøring mellom hjem og fast arbeidssted er privat bruk. Se unntakene, hva fordelen blir, og hvor lite som skal til før sporadisk bruk blir vanlig firmabil.

• Prosjekt og kunde i kjørebok

  En prosjektkobling gjør kjøreboken nyttig for fakturering og kostnadsfordeling. Den erstatter ikke formålet, og den skal aldri endre distansen.

• Rollefordeling i kjørebok

  Tydelige roller hindrer at alle tror noen andre følger opp. Riktig tilgang hindrer at alle ser alt.

• Skattekontroll, revisjon og kontrollspor i kjøreboken

  Når Skatteetaten eller revisor spør, holder det ikke med en kilometersum. Dere må kunne vise hva som ble registrert, hva som er endret og hvem som godkjente.

• Varsler i kjørebok

  Et godt varsel ber én person gjøre én konkret ting mens det fortsatt er lett. Alt annet blir støy som førerne lærer seg å overse.

• Viktige felt i en kjørebok

  Noen felt registreres automatisk, andre må føreren fylle ut. Begge deler må være på plass før turen kan brukes i en reiseregning eller en fordelsberegning.