Elektronisk kjørebok for bedrift
En kjørebok for bedrift skal fungere for tre brukere: føreren i bilen, attestanten ved månedsslutt og lønn eller regnskap som bruker tallene.
Finn svaret du trenger
En privatperson kan klare seg med et notat i telefonen. En bedrift kan ikke det. Når ansatte kjører i jobb, er kjøreboken grunnlag for utbetalinger, for skattepliktige fordeler og for regnskapet. For ansatte som skal dokumentere kjøring med elektronisk kjørebok, forutsetter Skatte-ABC om elektronisk kjørebok at det er arbeidsgiveren som anskaffer og administrerer løsningen. Valget er altså bedriftens ansvar, ikke den enkelte ansattes.
Start med hva kjøreboken skal dokumentere
| Bedriftens situasjon | Hva løsningen må klare |
|---|---|
| Ansatte bruker egen bil og får kilometergodtgjørelse | Turer med formål og rute som kan bli en reiseregning |
| Ansatte har vanlig firmabil | Skille privat og yrke, og dokumentere omfattende yrkeskjøring |
| Bedriften har varebiler med individuell verdsetting | Elektronisk registrering av total kjøring og yrkeskjøring per bil |
| Flere ansatte deler biler | Sikker føreridentifikasjon og førerbytte |
| Innehaveren kjører egen bil i næringen | Dokumentere andelen yrkeskjøring over året |
De fleste bedrifter har to eller tre av disse samtidig. Velg en løsning som håndterer alle, i stedet for en app for privatbil og et regneark for firmabilene. Hvilke regler som gjelder for hver biltype, står i krav til kjørebok fra Skatteetaten.
Kjørebok-appen: krav fra førerens side
Appen er det de ansatte ser. Blir den tungvint, får dere ufullstendige data uansett hvor godt resten er.
- Automatisk start og stopp. Føreren skal ikke måtte huske å trykke. Test på de telefonmodellene dere faktisk har.
- Rask komplettering. Formål og klassifisering skal kunne fullføres med et par trykk rett etter turen, med forslag fra kalender, kunde eller tidligere turer.
- Tydelig privatmodus. Den ansatte må kunne se at en privat tur er registrert som privat, og hvem som kan se den.
- Synlige mangler. En liste over turer som venter på formål, ikke en e-post ved månedsslutt.
- Retting uten sletting. Føreren kan rette fører, formål og klassifisering, men ikke distanse og tidspunkt.
En god test er en hel arbeidsdag med fem kundebesøk, en lunsj og et privat ærend på vei hjem. Kan føreren fullføre alt samme kveld uten å åpne et kart?
Mobil i arbeidshverdagen
En kjørebok på telefonen avhenger av telefonen. Det gir noen praktiske problemer som bør løses før utrulling, ikke etter første måned.
| Problem | Hva dere bør avklare |
|---|---|
| Posisjonstillatelse slått av eller satt til «bare når appen er åpen» | Hvordan appen varsler, og hvordan turen registreres som avvik |
| Batterisparing stopper appen i bakgrunnen | Hvilke innstillinger som må endres per telefonmerke |
| Ny telefon | Hvordan historikken følger brukeren og ikke enheten |
| Mistet telefon | Hvordan tilgangen sperres og hvilke data som ligger lokalt |
| Ingen dekning | Om turen lagres lokalt og synkroniseres senere |
Privat telefon i jobb
Mange ansatte bruker sin egen telefon. Da registrerer appen posisjonen til en personlig enhet, også utenfor arbeidstid hvis den er satt opp feil. Bedriften bør bestemme om registreringen skal skje bare når telefonen er koblet til bilen, bare i arbeidstiden eller alltid med mulighet for privatmodus. Valget er et personvernspørsmål og må drøftes før appen tas i bruk. Se personvern ved GPS og elektronisk kjørebok.
Er telefonen et svakt punkt, for eksempel i en flåte med mange delte biler, kan en enhet i bilen være et bedre valg. Se GPS-kjørebok med app eller enhet i bilen.
Hva administrasjonen må få ut
Føreren er bare den første brukeren. Ved månedsslutt trenger attestanten og lønn noe annet:
- Attestanten vil se mangler først: turer uten formål, turer uten fører, avvik og endringer etter forrige godkjenning.
- Lønn vil ha godkjente kilometer og beløp per ansatt, og firmabilgrunnlaget skilt fra godtgjørelsen. Se lønn og kjørebok.
- Regnskap vil ha en eksport med stabile referanser som kan avstemmes. Se eksport fra kjørebok til regnskap.
Ingen av dem bør trenge innsyn i sanntidsposisjon eller i private turer for å gjøre jobben.
Tegn på at bedriften har vokst fra regnearket
- Det går mer enn en uke fra månedsslutt til alle reiseregninger er klare.
- Noen må purre de samme førerne hver måned.
- Det finnes flere versjoner av samme kjørebok.
- Dere vet ikke om firmabilene nærmer seg 40 000 km yrkeskjøring før året er slutt.
Sammenligningen er beskrevet i manuell eller digital kjørebok.
Velg neste steg
Sist gjennomgått 13.11.2026.