Oppgjør med undertransportører
Betal for dokumentert transport, og behold koblingen mellom leverandørkostnad og kundeinntekt.
Når transport kjøpes inn, oppstår to forskjellige avtaler: deres avtale med kunden og avtalen med undertransportøren. Et tillegg leverandøren krever, kan ikke automatisk sendes videre til kunden. Hold bestilling, utførelse og oppgjør sammen med samme oppdragsreferanse.
Et oppgjør som ikke stemmer
Eksemplet er konstruert og alle beløp er ekskludert mva. Det er bestilt 24 turer à 1 800 kr. Undertransportøren fakturerer 25 turer og 900 kr venting: totalt 45 900 kr.
| Kontroll | Funn | Videre behandling |
|---|---|---|
| Bestilling mot utførelse | 24 turer dokumentert | Grunnbeløp 43 200 kr |
| Den 25. turen | Ingen utførelsesreferanse | Be om dokumentasjon eller korrigering |
| Ventetid | 600 kr dokumentert etter avtalen | Avklar resterende 300 kr |
| Kontrollert grunnlag | 43 200 + 600 | 43 800 kr før eventuell avgiftsbehandling |
Forskjellen er 2 100 kr. Registrer avviket og avklar oppgjøret med leverandøren. Ikke endre den mottatte fakturaen på egen hånd; regnskapsføreren må håndtere riktig dokumentasjon og eventuell kreditnota.
Slik kan rutinen organiseres
- Bestillingen angir rute, dato, pris, avtalte tillegg og oppdragsreferanse.
- Driften bekrefter gjennomføring og registrerer avvik mens hendelsen er fersk.
- En ansvarlig godkjenner tillegg mot avtalen.
- Økonomi avstemmer faktura eller avregning mot godkjent grunnlag.
- Avvik får eier og frist, og følges til retting eller forklaring.
Avklar også hvem som utsteder faktura eller avregning, og hvordan rettinger dokumenteres, så samme transport ikke behandles to ganger. Ved bruk av utenlandske leverandører eller transport over grenser må plikter, tillatelser og avgiftsbehandling vurderes særskilt. Denne oppgjørsrutinen er ikke en kontroll av lovligheten i selve transporten.
Koble kostnaden til kunden
På en rute der kunden betaler 50 000 kr og den kontrollerte undertransportørkostnaden er 43 800 kr, er differansen 6 200 kr. Det er ikke nettofortjeneste: egen planlegging, terminal, skadeoppfølging og administrasjon kan gjenstå. Bruk transportøkonomi til å definere hva rapporten faktisk viser.
Kipa kan sette opp referanser, godkjenningsrutine og en avstemmingsrapport. Aiaks eventuelle arbeid med bokføring og oppgjør avklares i regnskapsoppdraget. Tekniske koblinger vurderes først når systemenes datagrunnlag er kartlagt.
Avstem forventet kostnad og betalt beløp separat
En utført tur kan ha en forventet kostnad før leverandørfakturaen kommer. Registrer denne mot oppdraget og la regnskapsfører avklare periodisering. Når fakturaen mottas, må den matches mot samme grunnlag; det må ikke stå igjen både et estimat og et nytt faktisk kjøp uten utligning.
Betalingen avstemmes etter at oppgjøret er behandlet. Et beløp som holdes tilbake mens en linje undersøkes, må ha dokumentert status og avklart kontraktsgrunnlag. Det er ikke en automatisk tillatelse til å endre eller redusere leverandørens krav.
Ved mange transportetapper brukes spedisjonsoppgjøret. Hvis virksomheten bare knytter partene sammen for provisjon, passer fraktformidling bedre enn å behandle hele oppgjøret som kjøpt og videresolgt frakt.
Skal dere velge kapasitet, sammenlign egen bil med innleid transport. En leverandørfaktura kontrollerer oppgjøret; den sammenligningen viser om selve kapasitetsvalget er fornuftig.