Systemhjelp som får transport, lager og regnskap til å henge sammen
Slipp å skrive de samme opplysningene flere ganger. Få hendelsene fra driften videre til riktig faktura og regnskapsgrunnlag.
Finn svaret du trenger
Mangler fakturaen ventetid, retur eller riktig kundereferanse? Må økonomi skrive av oppdrag fra transport- eller lagersystemet? Vi hjelper med å finne bruddet i arbeidsflyten og få grunnlaget videre — gjennom bedre rutiner, oppsett, filoverføring eller en teknisk kobling.
Behold det som fungerer
Det første spørsmålet er hva dere vil få gjort, ikke hvilket system dere skal kjøpe. Vi ser på dagens transportstyring (TMS), lagerstyring (WMS), timeregistrering og økonomisystem. Deretter undersøker vi hvilke data de faktisk kan levere og ta imot.
| Problem i hverdagen | Aktuelt arbeid | Kontroll før løsningen tas i bruk |
|---|---|---|
| Oppdrag må tastes om til faktura | Kartlegge og sette opp fakturagrunnlag | Oppdrag, mengde, pris og referanse stemmer |
| Godkjente tillegg mangler | Koble tillegg og prisregel til originaloppdrag | Tillegget kommer med én gang på riktig kunde |
| Lager og faktura bruker ulike enheter | Rydde varenøkler, eierskap og enhetsregler | Pall, kartong og enkeltvare blir ikke blandet |
| En retting lager nye dobbeltposter | Definere korreksjons- og avstemmingsrutine | Original og retting kan spores hver for seg |
| Løsningen er blitt vanskelig å drifte | Dokumentere oppsett, feilkø og ansvar | Bedriften vet hvem som følger opp stopp og endringer |
Eksempel: fullførte oppdrag blir ikke fakturaklare
En uke har 40 leverte oppdrag. Seks mangler godkjenning av tillegg, og to mangler kundens ordrenummer. En samlet «levert»-status sier lite om hva økonomi kan sende.
Et bedre grunnlag skiller mellom utført, venter på avklaring og klart for fakturering. Driften får en kort arbeidsliste over de åtte sakene. Økonomi kan behandle det godkjente grunnlaget, og alle kan se hvorfor resten står igjen. Den konkrete testen følger transportfakturaen og integrasjonsprøven. Tallene er et illustrert scenario.
Fra kildefil til kontrollert overføring
Et teknisk oppdrag kan omfatte feltkartlegging, oppsett av eksport/import eller utvikling mot et tilgjengelig API. Vi setter opp koblingen mellom oppdragsnummer, kunde, mengde, pris og korreksjon, slik at en ny kjøring ikke oppretter det samme grunnlaget en gang til.
Prøvegrunnlaget skal inneholde en vanlig ordre, et tillegg, en retur og en avbrutt overføring. Antall og beløp avstemmes fra kilde til mottak. Ved overlevering følger dokumentert oppsett, feilhåndtering og ansvar for den løpende kontrollen.
Leverandørens eksportmuligheter, API-tilgang og lisens avgjør hvilke overføringer som kan bygges. Denne kontrollen hører til før utviklingen starter.
Når et bytte er riktig
Vi hjelper også med krav, valg og innføring når dagens løsning ikke dekker driften. Systemvalg viser hva dere bør be leverandøren demonstrere. Ved overgang må åpne oppdrag, kundeeid lager og saldoer avstemmes før normal drift starter.
Har dere allerede regnskapsfører, kan oppdraget avgrenses til teknisk arbeid og et avtalt grunnlag til økonomi. Trenger dere også løpende regnskap, kan regnskap og lønn inngå i samarbeidet. Se pris og samarbeid for hva tilbudet bør beskrive.