Regnskap og lønn for transport og logistikk
Fra drivstoff og undertransportører til lønn, kundebetalinger og årsoppgjør. Få tall som kan brukes i driften.
Finn svaret du trenger
Utførte oppdrag skal bli fakturert. Kjøpt transport og bilkostnader skal komme med i riktig periode. Lønnen skal bygge på godkjente timer og utlegg. Vi hjelper dere å få disse delene til å fungere sammen, med Aiak AS som regnskapsleverandør og praktisk systemhjelp gjennom Kipa.
Dette kan dere få hjelp med
| Oppgave | Arbeidet vi hjelper med | Det dere bruker resultatet til |
|---|---|---|
| Løpende regnskap | Bilag, bank, reskontro og avstemminger | Se hva som er betalt og hva som mangler |
| Kundeoppgjør | Utførte oppdrag mot faktura eller avregning | Fange opp uteglemte turer, tillegg og feil fradrag |
| Leverandører og biler | Kjøpt frakt, drivstoff, lading, bom, leasing og verksted | Følge kostnadene per bil, rute eller avdeling |
| Lønn | Godkjente timer, fravær, utlegg og lønnsgrunnlag | Gjennomføre lønn med tydelige frister og ansvar |
| Månedsoppfølging | Påløpte kostnader, åpne saker og resultatrapport | Oppdage svak margin før årsoppgjøret |
| Årsarbeid | Avstemt grunnlag, dokumentasjon og avtalte innleveringer | Få avsluttet året med forklarte saldoer |
Arbeidsdelingen tilpasses bedriften: Dere kan beholde fakturering og attestasjon selv, eller få hjelp med mer av grunnlaget. Tilbudet beskriver hvilke oppgaver Aiak utfører, hvilke dere gjør og hva som eventuelt må settes opp teknisk.
Eksempel: 120 oppdrag, men bare 117 på faktura
Først sammenlignes utførte oppdrag med faktura-/avregningsgrunnlaget. De tre manglende oppdragene kan være avtalt til neste periode, omtvistet eller glemt. De trenger forskjellig behandling. Listen skal derfor vise oppdrag, beløp, forklaring og hvem som følger opp.
Deretter kontrolleres undertransportørens fakturaer og kostnader som ennå ikke er mottatt. Ellers kan kunden se lønnsom ut fordi fraktkjøpet kommer en måned senere. Månedsavslutningen viser en gjennomregnet kontroll, og undertransportøroppgjøret viser et konkret leverandøravvik.
Sjåførtimer og lønn: få godkjenningen på plass
Vi setter opp arbeidsdelingen rundt timelister, fravær, reiseregninger og rettinger. Hvem leverer hva, hvilken frist gjelder før lønn, og hvem godkjenner en sen endring? Det er særlig viktig når både ansatte og selvstendige transportører utfører oppdrag.
Arbeidstilsynet beskriver egne arbeidstidsregler for deler av vegtransporten. Lasting, lossing og venting må derfor avklares i riktig tidsgrunnlag; GPS-kilometer er ikke en timeliste. Følg eksemplet med sjåførtimer hvis dette er flaskehalsen hos dere.
Dere trenger ikke starte med å bytte alt
Har dere et transport- eller lagersystem som fungerer, undersøker vi overgangen til økonomi først. Noen bedrifter trenger en bedre filrutine, andre en tilpasning eller et systembytte. ReAI kan vurderes som økonomisystem ut fra behovene deres. Aiak leverer regnskapsarbeidet når dere vil ha det utført.
Ved bytte av regnskapsfører lager vi en overlevering som skiller siste gamle periode fra første nye. Les planen for transportbedriftens regnskapsførerbytte før tilganger stenges.
Fastpris og årsoppgjør
Aiak tilbyr fastpris på regnskapsarbeidet tilpasset bedriftens oppgaver og volum. Prisoversikten viser hvilke poster som bør inngå i sammenligningen. Trenger dere hjelp med året som skal avsluttes, viser årsoppgjøret hvilke transport- og lagerposter som må avklares.