Fra lagerhendelse til fakturagrunnlag

For en logistikkbedrift som lagrer kundens varer, er ikke varenes verdi egen vareomsetning. Start med å skille kundeeid beholdning fra eget varelager og fra tjenestene dere fakturerer. Hvordan lagerdata og regnskap skal håndteres, må avklares ut fra avtalen og eierskapet.

Et enkelt fakturagrunnlag

Eksemplet er konstruert. Prisene er ekskludert mva og illustrerer bare regnemåten. Kundeavtalen må definere måletidspunkt, minimum, pris og hva som er inkludert.

Gjennomsnittlige pallplasser forutsetter en avtalt beregningsmetode og målepunkter. Hvis avtalen i stedet bruker høyeste beholdning eller daglig pallplass, kan dere ikke bruke gjennomsnittet uten videre. Returer, ompakking og mislykkede leveringer må ha egne regler hvis de skal faktureres separat.

Kontroller beholdning og fakturagrunnlag hver for seg

Er inngående beholdning 96 paller, mottak 40 og utlevering 36, blir forventet sluttbeholdning 100 paller, før dokumenterte justeringer. Det beviser ikke at 100 er månedens fakturerbare gjennomsnitt. Beholdningsavstemming og prismodell svarer på forskjellige spørsmål.

Fakturagrunnlaget bør inneholde kunde, periode, hendelsesreferanse, enhet, mengde, avtalt pris og godkjenning. Avstem antall hendelser og sum mot kildesystemet. Pass på at en rettet plukkhendelse ikke både faktureres i originalen og som ny hendelse.

Avstem rettede hendelser før fakturakjøringen

Det opprinnelige eksemplet har 40 mottatte paller og 36 utgående. Anta nå at en kontroll avdekker at to mottakshendelser er dubletter, tre ordrelinjer er annullert før plukk, og fire faktisk fullførte ordrelinjer manglet i rapporten.

Med samme illustrerte priser blir mottak 38 × 35 = 1 330 kr, uthåndtering 36 × 35 = 1 260 kr og plukk 181 × 8 = 1 448 kr. Hendelsesdelen blir 4 038 kr, mot opprinnelig 4 100 kr. Differansen er −62 kr. Hver retting trenger en opprinnelig hendelse eller dokumentasjon på det som manglet, slik at en ny eksport ikke gjeninnfører dublettene.

Hvis mottaksdublettene også lå i beholdningsloggen, blir korrigert sluttbeholdning 96 + 38 − 36 = 98 paller. Lagringsbeløpet kan likevel ikke korrigeres ved bare å bytte månedens gjennomsnitt til 98. Rett bevegelsene på faktisk dato og beregn palldøgnene på nytt. Dersom feilene bare lå i fakturaeksporten, skal korrekt fysisk beholdning ikke endres.

Lukk perioden med inngående hendelsesstatus, nye hendelser, dokumenterte korreksjoner, fakturerte poster og det som fortsatt venter. Bevar kontrollsum og fakturanummer på de behandlede postene. Neste kjøring skal hente nye eller godkjente korrigerte poster, ikke sende hele måneden en gang til. Er fakturaen allerede sendt, må rettingen følge fakturarutinen i stedet for å endre originalen.

Når transporten kommer i tillegg

Koble leveringen til samme ordre, men behold egne prisregler for transport, bom, venting og retur. Bruk rutekalkylen til å kontrollere om transportprisen dekker kostnaden. Avstem innkjøpt transport med undertransportørrutinen.

Kipa kan hjelpe med krav til lagerdata, avregningsrutine og systemkoblingen til fakturering og regnskap. Vi avklarer hvilke hendelser systemet faktisk kan levere før en automatisering prises og bestilles.

Regn lagringsperioden fra bevegelsene

I et annet konstruert 30-dagersforløp er beholdningen 96 pallplasser i ti dager, 104 i ti dager og 100 i ti dager. Det gir 960 + 1 040 + 1 000 = 3 000 palldøgn, eller 100 gjennomsnittsplasser. Ved 120 kr per gjennomsnittsplass er lagringsgrunnlaget 12 000 kr. Beregningen gjelder bare hvis avtalen faktisk bruker denne målemetoden; den er ikke en generell prisregel.

Dokumenter dato-/tidssnitt og hvordan deldager, sperrede varer og returer behandles. Hvis høyeste beholdning i stedet er avtalt måleenhet, kan 104 være det relevante antallet. Systemets standardrapport må ikke overstyre kundeavtalen.

Ved pakking og fulfilment bør oppstart og materialforbruk vurderes separat. En retur må ikke behandles som både fullført tilbakeføring og fortsatt sperret beholdning. Undersøk lagertap før ubegrunnede justeringer gjøres, og bruk kjølelagerkalkylen der energien og reserverte plasser er vesentlige.

Før en egen pallkonto når lastbærere skal returneres. Antall paller til gode er en annen saldo enn kundens varebeholdning og månedens fakturerbare pallplasser.