Palleoppgjør med egen saldo per motpart
Følg lastbæreren fra utlevering til retur. Et vareparti, en pallplass og en pall til bytte er tre forskjellige størrelser.
Finn svaret du trenger
Pallkontoen viser hvem som skal returnere hvilke lastbærere, etter den faktiske avtalen. Den skal ikke blandes med kundens varebeholdning eller antall fakturerbare lagerplasser. En pall med varer kan forlate lageret uten at pallen blir solgt eller at returplikten opphører.
Bestem hva som inngår i byttet
Avklar palltype, eierskap, bytteregler og hvem som er motpart. Er det vareeieren, mottakeren eller transportøren som skal gjøre opp? Beskriv også hvordan skadde eller avviste paller registreres, fristen for å melde avvik og eventuell pris ved manglende retur. Ikke motregn to forskjellige parters saldoer bare fordi begge tilhører samme transportkjede.
| Hendelse | Registrering som gjør saldoen etterprøvbar |
|---|---|
| Utlevering | Dato, antall, type, mottaker og oppdragsreferanse |
| Retur | Dato, antall godkjente enheter og hvilken saldo de reduserer |
| Avvist retur | Antall, årsak og dokumentasjon av tilstand |
| Overføring | Begge parter og bekreftelse på flyttet ansvar |
| Korreksjon | Opprinnelig hendelse, begrunnelse og godkjenning |
La dokumentasjonen følge hendelsen. Et bilde uten oppdragsnummer eller en signert kvittering uten antall kan være vanskelig å bruke når to parter senere husker leveringen ulikt.
Eksempel: fysisk retur er ikke det samme som godkjent retur
I et konstruert pallregnskap skylder kunde A 60 byttepaller ved månedens start. Dere leverer 100 nye paller og mottar 85 tilbake. Av disse godkjennes 80 umiddelbart, mens fem er skadde og venter på avklaring.
| Bevegelse | Antall som påvirker godkjent saldo |
|---|---|
| Inngående til gode hos kunden | 60 |
| Nye utleveringer | +100 |
| Godkjent retur | −80 |
| Utgående til gode | 80 |
De fem skadde pallene står på en egen avviksliste. Blir de godkjent senere, faller saldoen til 75. Blir de avvist, må avtalen avgjøre videre oppgjør. Å redusere saldoen med alle 85 nå og registrere fem som tap samtidig kan skjule eller doble virkningen av avviket.
Avstem før dere sender et krav
Send motparten en spesifikasjon med inngående saldo, bevegelser og utgående saldo. Behandle innsigelser mot konkrete hendelser. En stor gammel totalsaldo uten leveringsreferanser er vanskeligere å avklare enn fem identifiserte differanser.
En antallssaldo er ikke automatisk en fakturerbar fordring. Før et pengekrav utstedes, må ansvar, prisgrunnlag og behandling av retur etter fakturering avklares. Regnskapsfører vurderer bokføring og avgift ut fra dokumentasjonen og hva oppgjøret faktisk gjelder. Hvis et fakturert krav senere gjøres opp med paller, må både dokumentet og antallssaldoen korrigeres på en sporbar måte.
Hold tre kontroller fra hverandre
- Varebeholdning: Kundens innhold, antall og vareeierskap.
- Lagertjeneste: Plass og håndtering etter prisavtalen.
- Lastbærer: Egne, kundeeide eller sirkulerende paller og returforpliktelser.
Lagerfaktureringen viser betaling for tjenesten. Ved en fysisk differanse brukes lagertapsrutinen. Trenger dere å knytte kvitteringer og saldoer til oppdragene, viser systemhjelpen hvilke dataoverføringer vi kan arbeide med.