Rutekalkyle med venting og tomkjøring
Pris per lastet kilometer kan se god ut selv når hele ruten går med tap.
En distribusjonsrute må dekke både leveringen og tiden bilen bruker før neste oppdrag.
Illustrativ kalkyle, ekskludert mva. Bruk egne kostnader og priser.
Regn på hele dagen
Bilen kjører 180 km med gods og 60 km tom tilbake. Sjåføren bruker 8 timer totalt, inkludert lasting, lossing og venting. Kunden betaler 5 400 kr for ruten.
| Post | Forutsetning | Kostnad |
|---|---|---|
| Sjåfør | 8 timer × 360 kr samlet arbeidsgiverkostnad | 2 880 kr |
| Energi og avstandsavhengig slitasje | 240 km × 4,50 kr | 1 080 kr |
| Bom | Dokumentert for ruten | 220 kr |
| Direkte rutekostnad | Sum | 4 180 kr |
| Bidrag før faste kostnader | 5 400 − 4 180 | 1 220 kr |
| Fast bilkostnad | 25 000 kr per måned / 20 planlagte driftsdager | 1 250 kr |
| Administrasjon og terminal | Fordelt per driftsdag i eksemplet | 450 kr |
| Resultat etter disse fordelte kostnadene | 1 220 − 1 250 − 450 | −480 kr |
360 kr er en samlet timekostnad i eksemplet, ikke sjåførens timelønn. Ikke legg arbeidsgiveravgift, feriepenger og pensjon til en gang til hvis de allerede inngår. Slitasje i kilometersatsen må heller ikke inneholde kostnader som dere også har lagt inn som fast bilkostnad.
Tre forskjellige nullpunkter
- Direkte kostnader dekkes ved 4 180 kr, men det betaler ikke fast bilhold eller administrasjon.
- Kostnadene som er med i denne kalkylen dekkes ved 5 880 kr.
- Ønsker dere en resultatmargin på 10 prosent av omsetningen etter disse kostnadene, blir prisbehovet 5 880 / 0,90 = 6 533,33 kr. Det er ikke det samme som å legge 10 prosent på kostnaden.
Andre kostnader kan mangle i en virkelig bedrift. Finansiering, avskrivninger, forsikring og fravær må plasseres riktig og bare én gang. Skille mellom kontantbetaling og periodisert kostnad er også nødvendig.
Hva om bilen venter en time ekstra?
Med samme inntekt og én ekstra time til 360 kr øker kostnaden til 6 240 kr. Resultatet blir −840 kr. Hvis kundeavtalen gir rett til et ventetidstillegg, må det registreres og godkjennes; et beregnet tap er ikke i seg selv grunnlag for å fakturere kunden ekstra.
En returlast er heller ikke ren gevinst. Regn inn omvei, håndtering, kapasitet og om den gjør at neste avgang blir forsinket. Fordelingen per driftsdag må testes mot faktisk kapasitetsutnyttelse; 20 dager er en forutsetning, ikke en garanti.
En uke med flere stopp og returlast
Før dagsresultatet over til en uke uten å fordele den samme faste kapasiteten på nytt for hver deltur. I dette utvidede eksemplet kjører bilen den opprinnelige ruten fem dager. To av dagene gir et ekstra stopp hver: 300 kr i avtalt inntekt og en halvtime ekstra sjåførtid per stopp. Én dag kommer en returlast med 1 200 kr i inntekt, 40 ekstra kilometer, én ekstra time og 50 kr i bom.
| Endring fra fem vanlige rutedager | Ekstra inntekt | Ekstra kostnad | Virkning på resultatet |
|---|---|---|---|
| To ekstra stopp | 600 kr | 360 kr | +240 kr |
| Én returlast | 1 200 kr | 590 kr | +610 kr |
| To ekstra ventetimer | 0 kr | 720 kr | −720 kr |
Returlastens 590 kr er 40 × 4,50 + 360 + 50. Fast bilhold og administrasjon er allerede fordelt på de fem rutedagene. Modellen forutsetter at endringene kan gjennomføres med samme kapasitet og ikke fortrenger andre oppdrag.
Fem vanlige dager ga 5 × −480 = −2 400 kr. Med stopp, returlast og venting blir ukens resultat −2 400 + 240 + 610 − 720 = −2 270 kr. Omsetningen øker, men kontrakten dekker fortsatt ikke kostnadene som er tatt med.
Dersom begge ventetimene er avtalt fakturerbare med 500 kr per time og godkjennes, øker resultatet med 1 000 kr til −1 270 kr. Det er fortsatt et tap i modellen. Alternativt gir en prisøkning på 300 kr på hver av de fem hovedrutene 1 500 kr mer. Med både prisøkningen og betalt venting blir ukesresultatet 230 kr. En usikker returlast bør ikke være forutsetningen som alene gjør en fast kontrakt akseptabel.
Sammenlign derfor avtalealternativene med samme ukevolum og kostnadsfordeling. Bruk egen bil eller innleid transport dersom alternativet er å kjøpe kapasiteten fra andre.
Bruk kalkylen til en beslutning
Sammenlign forventet og faktisk kilometer, tid og inntekt. Marker forskjeller som skyldes en enkelt hendelse, og skill dem fra et vedvarende svakt prisnivå. Avklar deretter om dere skal endre ruten, reforhandle avtalen eller takke nei til bestemte oppdrag.
Kipa kan hjelpe med modellen og kostnadsfordelingen. Når kjøringen utføres av andre, trenger dere i tillegg kontroll av undertransportøroppgjøret.