Retur og reklamasjon fra hendelse til oppgjør
Én retur kan gi flere arbeidsoppgaver, men ikke automatisk flere fakturerbare tjenester.
Finn svaret du trenger
En sending som kommer tilbake, kan skyldes feil adresse, skadet vare, kundens angring eller en transportfeil. Lageret må vite hva som fysisk har skjedd, mens økonomi må vite hvilke priser og krav som følger av avtalen. Statusen «retur» er ikke et ferdig svar på noen av delene.
Fire beslutninger i riktig rekkefølge
- Identifiser original sending og hvilken kunde som eier varen.
- Registrer fysisk mottak, mengde og tilstand med riktig tilgang til dokumentasjonen.
- Innhent instruks om varen skal tilbake til disponibelt lager, sperres, returneres videre eller håndteres på annen avtalt måte.
- Avklar tjenestepris, eventuell kreditering av originalleveransen og separat erstatningskrav.
Disponer ikke kundens varer bare for å lukke en åpen status i systemet. En lageroperatør, transportør og varebutikk har forskjellige kontraktsroller.
Eksempel med returarbeid
En logistikkavtale har illustrerte priser ekskludert mva: 150 kr returtransport, 40 kr mottakskontroll og 20 kr tilbakeføring til disponibelt lager. Fire returer er ferdigbehandlet og én er bare mottatt og sperret.
| Arbeid | Beregning | Beløp |
|---|---|---|
| Returtransport | 5 × 150 | 750 kr |
| Mottakskontroll | 5 × 40 | 200 kr |
| Tilbakeføring | 4 × 20 | 80 kr |
| Avtalt tjenestegrunnlag | 1 030 kr |
Den femte varen skal ikke belastes for fullført tilbakeføring når den fortsatt er sperret. Om original transport skal krediteres, må vurderes separat. Lagerkundens refusjon til sluttkunden er heller ikke automatisk lageroperatørens egen refusjon.
Kreditnota, erstatning og betaling
La kundens prisavvik, leverandørens krav og varens tilstand ha hver sin sakskobling. En kreditnota må kunne spores til riktig faktura, mens et krav mot transportør kan bli behandlet senere og ende med et annet beløp. Ikke reduser flere kunders avregninger for å «fordele» ett uavklart krav.
Ved delvis refusjon må bankbeløpet avstemmes mot oppgjørsdokumentasjonen. Når et krav bestrides, behold den opprinnelige fakturahistorikken og den åpne saken. Regnskapsfører avklarer dokumentasjons- og bokføringsbehandlingen; en systemstatus skal ikke avgjøre ansvaret.
Se lagertap og forvaring for varene, transportfaktura for faktureringen og feil og gjenoppretting ved automatiserte oppgjør.