Transportfaktura med tillegg, avgift og kreditnota
Et registrert leveringstidspunkt er starten på fakturakontrollen, ikke en automatisk godkjenning av pris og avgift.
Finn svaret du trenger
En nyttig transportfaktura kan følges tilbake til avtale, oppdrag og godkjent grunnlag. Avklar fakturapart, referanse, måleenhet, prisversjon og tillegg før sending. Dersom kunden utsteder avregningen, trenger dere likevel en kontroll mot egne utførte tjenester.
Kontroller et illustrert oppdrag
| Linje | Grunnlag ekskludert mva |
|---|---|
| Avtalt tur | 6 000 kr |
| Godkjent ekstrastopp | 250 kr |
| Dokumentert og avtalt venting | 200 kr |
| Sum før avgiftsvurdering | 6 450 kr |
Hvis ekstrastoppet senere viser seg å være fakturert på et annet oppdrag, må originalen og korreksjonen kunne spores. Ikke slett dokumenthistorikken eller overskriv en sendt faktura for å få totalsummen til å se riktig ut. Skatteetatens omtale av korrekt fakturering beskriver kreditnota og eventuelt nytt salgsdokument ved feil; regnskapsfører avklarer dokumentasjonen i den konkrete saken.
Transport over grensen krever riktig avtalegrunnlag
Skatteetatens veiledning til merverdiavgiftsloven § 6-28 beskriver fritak ved direkte transport til eller fra steder utenfor merverdiavgiftsområdet, med vilkår om en avtale om sammenhengende transport. At kunden har utenlandsk adresse, eller at godset tidligere kom fra utlandet, er ikke alene en avgiftsavgjørelse.
La ansvarlig vurdering bygge på partene, transportavtalen, fra-/tilsted og hva hver fakturalinje faktisk gjelder. Lagring, separat formidling og andre tillegg skal ikke få samme avgiftskode bare fordi de står på samme faktura. Denne siden velger ikke avgiftskode for en konkret grensekryssende leveranse.
Avbestilling, forskudd og delbetaling
En avbestillingsbetaling må knyttes til hva kunden betaler for etter avtalen. Et innbetalt forskudd må holdes synlig frem til fakturering og regnskapsmessig vurdering. Ikke lag en ny full betalingsforespørsel som overser tidligere betaling.
Følg også faktura til bank: Hvis riktig fakturabeløp er betalt med et uforklart fradrag, er det et oppgjørsavvik, ikke automatisk en prisreduksjon. Skill kreditert, betalt og fortsatt utestående beløp.
Bruk oppdragsavtalen som kilde til fakturagrunnlaget, spedisjonsoppgjør ved transportkjeder og retur og reklamasjon ved etterfølgende avvik.
Hvis kravet ikke blir betalt, følg ubetalte fraktkrav. Et riktig fakturadokument og et riktig innkrevingsgrunnlag må kontrolleres hver for seg.
Lag en kø over det som er klart for fakturering
En leveringsstatus alene sier ikke om pris, referanse og tillegg er avklart. I et konstruert ukeeksempel er 40 oppdrag levert: 32 har komplett grunnlag, seks venter på godkjenning av tillegg og to mangler kundereferanse. La køen vise årsak, beløp og den som skal avklare saken, slik at de åtte ikke forsvinner i neste ukes oppgjør.
Avklar også om et godkjent grunnbeløp kan faktureres mens et tillegg venter, eller om kunden krever samlet avregning. Det følger kundeavtalen. Faktureringsperioden bør kunne lukkes med kontrollsum, fakturanummer og en liste over det som står igjen. En ny fil med de samme fullførte jobbene skal ikke gi nye fakturaer.
Trenger dere hjelp med denne overgangen, viser system- og integrasjonsarbeidet hva vi kan gjøre med prisregler, referanser og overføring.