Manuell eller digital kjørebok

Spørsmålet «manuell eller digital» har to deler. Først: tillater regelen dere skal bruke, manuell føring i det hele tatt? Deretter, hvis den gjør det: hva koster det å føre manuelt når purring, kontroll og retting er tatt med?

Når er manuell føring nok?

Formål med kjøreboken	Manuell kjørebok eller Excel	Elektronisk kjørebok
Reiseregning for kilometergodtgjørelse med privatbil	Kan brukes hvis den er fortløpende, fullstendig og signert	Gjør registreringen enklere, men er ikke et krav
Vanlig firmabil uten særregler	Fordelen følger sjablongen; kjøreboken er støttedokumentasjon	Ikke et krav
Redusert firmabilfordel ved mer enn 40 000 km yrkeskjøring	Ikke tilstrekkelig	Yrkeskjøringen må dokumenteres elektronisk
Individuell verdsetting av varebil klasse 2 eller liten lastebil	Ikke tilstrekkelig	Total kjøring og yrkeskjøring må registreres elektronisk
Sporadisk privat bruk av arbeidsgivers bil	Kan brukes, men dager og kilometer må være komplette	Gjør det lettere å vise at grensene er holdt

Kravene til den elektroniske varianten står i Skatte-ABC om elektronisk kjørebok: automatisk registrering av distanse, dato og klokkeslett som ikke kan endres. Et regneark med GPS-data limt inn oppfyller ikke det, fordi tallene kan endres etterpå. Bakgrunnen for de to typene er forklart i Aiaks artikkel om hva en kjørebok er.

Trenger dere bare en mal for reiseregning, finner dere en ferdig i kjørebokmal for Excel og utskrift.

Typiske risikoer ved kjørebok i Excel

Excel er fleksibelt, og det er problemet. Alt kan endres, av alle, uten spor.

Risiko	Hvordan den oppstår	Hvordan den oppdages
Overskrevne verdier	En distanse rettes direkte i cellen	Den oppdages ikke; originalen er borte
Flere versjoner	Filen sendes på e-post, lagres lokalt og i felles mappe	To reiseregninger for samme måned med ulik sum
Formelfeil	En sum dekker ikke alle radene etter at nye turer er lagt til	Bare ved manuell kontroll av hver rad
Etterregistrering	Turene føres fra kalenderen når måneden er slutt	Formål blir generelle, ruter blir korteste vei
Personopplysninger på avveie	Filer med adresser og kjøremønster ligger i e-post og delte mapper	Sjelden, før det er et avvik

Gjør regnearket så trygt som mulig

Bruker dere Excel, reduser risikoen med noen enkle grep:

Én fil per ansatt per år, lagret ett sted, med fast filnavn.
Lås distanse og dato når måneden er levert; rettinger føres på en ny rad med forklaring.
Ta med kilometerstand ved start og slutt av hver måned, så summen kan avstemmes.
Signer månedsrapporten og lagre en PDF-kopi som bilag.

Det løser ikke alt. Men det gjør regnearket til et underlag en attestant kan stole på.

Test regnearket: be to personer rette samme tur i hver sin kopi av filen. Kan dere i etterkant fastslå hvilken versjon som er riktig, og hva som ble endret? Hvis ikke, er kontrollsporet for svakt for annet enn enkle reiseregninger.

Den skjulte kostnaden ved manuell kjørebok

Lisensprisen er synlig. Tiden er det ikke. Den fordeler seg på flere personer og registreres sjelden:

Hvem	Hvor tiden går
Føreren	Registrering, rekonstruksjon av glemte turer, svar på spørsmål
Attestanten	Kontroll av rader, sammenligning med kalender, purring
Lønn eller regnskap	Omskriving til lønnssystemet, oppfølging av avvik, retting etter utbetaling
Ledelsen	Utsatt lønn eller fakturering når grunnlaget er forsinket

Slik måler dere den

Logg i én hel måned. Hver person noterer minutter brukt på kjøreboken, også fem minutters avbrudd.
Tell feilene. Antall glemte turer, generelle formål, versjonskonflikter og rettinger etter godkjenning.
Regn om. Sum timer × egen timekostnad × 12 måneder gir den årlige interne kostnaden.
Sammenlign likt mot likt. Et digitalt tilbud må sammenlignes med den manuelle løsningen på samme kvalitetsnivå, ikke med en manuell løsning der halvparten av turene mangler formål.

Tenkt eksempel: Ti førere bruker i snitt 30 minutter hver i måneden. Attestanten bruker fire timer og lønn to timer. Det blir elleve timer i måneden, eller 132 timer i året, før rettinger og purring er talt med. Multipliser med egen timekostnad og sammenlign med et faktisk tilbud. Tallene er illustrasjon, ikke en besparelse dere kan regne med. Prisdelen er gjennomgått i hva koster elektronisk kjørebok, og kalkulatoren for kjørebokkostnad lar dere legge inn egne tall.

Tommelfingerregler

Én eller to ansatte med privatbil og få turer: en ordentlig mal er ofte nok.
Firmabiler med mye yrkeskjøring eller varebiler med individuell verdsetting: elektronisk kjørebok er et krav, ikke et valg.
Flere førere, delte biler eller mer enn noen timer i måneden på kontroll: den digitale løsningen betaler seg som regel i tid før den betaler seg i noe annet.

Les også elektronisk kjørebok for bedrift for hva løsningen bør klare når dere går over.