Anskaffelse av elektronisk kjørebok

En elektronisk kjørebok er en GPS-basert løsning som registrerer distanse, dato og klokkeslett for hver tur uten at tallene kan rettes etterpå. Bedriften trenger den når reglene krever det, eller når manuell føring tar for mye tid. Velg i denne rekkefølgen: avklar behovet, skriv kravene ut fra reglene, test leverandørene på egne tilfeller og les avtalen før dere signerer.

Steg 1: Trenger dere elektronisk kjørebok?

Bilbruk i bedriften	Elektronisk kjørebok	Hva det betyr for valget
Varebil klasse 2 som skal skattlegges per privat kilometer	Vilkår	Må vise total kjørelengde og yrkeskjøring per bil. Skatteetaten skriver at den bør være fastmontert
Firmabil med over 40 000 km yrkeskjøring i året	Vilkår for redusert grunnlag	Må dokumentere den ansattes yrkeskjøring gjennom hele inntektsåret
Ansatte kjører egen bil og får kilometergodtgjørelse	Frivillig	En app som følger føreren, holder. Reiseregning med signatur kreves uansett
Vanlig firmabil uten særregler	Frivillig	Nyttig for å vise hvem som disponerte bilen, og om bruken er privat
Bil som står hjemme hos ansatte uten å brukes privat	Frivillig, men det sterkeste beviset	Må dekke all kjøring, så kilometertelleren kan avstemmes

Reglene og satsene bak tabellen står i kjørebok for firmabil og varebil. Er alt i tabellen frivillig for dere og turene få, kan en kjørebokmal være nok.

Steg 2: Beskriv bilparken og bruken

Svarene på disse spørsmålene avgjør nesten alle kravene:

Hvor mange privatbiler brukes i jobb, og hvor mange firmabiler og varebiler har dere?
Er det biler som deles av flere førere?
Brukes bilene privat, og tas de med hjem?
Kjøres det i områder med svak dekning?
Hvem attesterer, og hvilket lønns- og regnskapssystem skal tallene til?

Steg 3: Skriv kravene ut fra reglene

En GPS-basert kjørebok må etter Skatte-ABC om elektronisk kjørebok registrere faktisk distanse, dato og klokkeslett uten mulighet for retting eller sletting, dokumentere adresse for start og stopp, ha et formålsfelt og registrere avvik som driftsstans. For ansatte skal arbeidsgiveren anskaffe og administrere den. Det er minstekravene. Resten følger av bilbruken:

Behov	Krav til løsningen
Kilometergodtgjørelse	Formål, rute og distanse per tur, og et grunnlag den ansatte kan signere som reiseregning
Firmabil med mye yrkeskjøring	Yrkeskilometer per ansatt hittil i år, også når den ansatte bytter bil
Varebil med kilometersats	Total kjørelengde og yrkeskjøring per bil, også når en annen fører kjører
Delte biler	Sikker føreridentifikasjon, og turer uten fører som stopper perioden
Personvern	Privatmodus, rollebasert tilgang, sletterutiner og databehandleravtale
Regnskap og lønn	Eksport med stabile referanser, der godtgjørelse og firmabilfordel er skilt

Skatteetaten godkjenner ikke enkeltprodukter. En merkelapp som «godkjent av Skatteetaten» sier derfor ingenting. Be leverandøren vise hvordan hvert krav er løst. Gjennomgangen i krav til kjørebok fra Skatteetaten har en test dere kan bruke.

App, OBD-enhet eller fastmontert?

Registrering	Følger	Passer best for
Mobilapp	Føreren	Privatbil i jobb og ansatte som bytter mellom biler
Enhet i OBD-porten	Bilen	Firmabiler der utstyret skal kunne flyttes
Fastmontert enhet	Bilen	Varebiler med kilometersats og biler med mange førere

De praktiske svakhetene ved hver type er gjennomgått i GPS-kjørebok med app eller enhet i bilen.

Steg 4: Demo med egne testtilfeller

En demo der leverandøren viser en perfekt tur fra A til B, forteller dere ingenting nytt. Send i stedet tre til fem anonymiserte tilfeller på forhånd, og be om å få se dem løst i møtet:

Førerbytte: to ansatte bruker samme bil samme dag, og den andre glemmer å logge inn.
Privat tur midt i en yrkesreise: en henting i barnehagen mellom to kundebesøk.
Manglende GPS-data: telefonen var av i en time.
Retting etter godkjenning: formålet på en attestert tur skal endres.
Eksport: en måned med én avvist tur og én korrigert tur, i det formatet lønn bruker.

Hva dere ser etter i demoen

Spørsmål	Godt svar	Svakt svar
Vises originalverdien etter retting?	Ja, med hvem, når og hvorfor	«Vi kan sjekke loggen hos oss»
Hvordan merkes en privat tur?	Føreren ser det, og attestanten ser bare det som trengs	Alle med admintilgang ser hele ruten
Hva skjer med en tur uten fører?	Den stopper perioden til den er fordelt	Den havner på standardføreren
Hvordan vises en driftsstans?	Som et avvik i rapporten, med tidsrom og forklaring	Som et hull uten merknad
Hva koster det dere viste?	Tydelig hva som er tillegg, utstyr eller integrasjon	«Det avhenger litt»

Noter hvilke av funksjonene som ble vist, som krever tilleggsmodul, maskinvare eller egen integrasjon. Det er der prisforskjellene ofte ligger.

Steg 5: Sammenlign pris på likt grunnlag

Be alle leverandørene om pris for samme antall biler og førere over samme periode, med disse postene spesifisert:

abonnement per bil eller fører, og minste antall
utstyr, montering og flytting til ny bil
oppstart og opplæring
eksport, integrasjon og ekstra administratorer
bindingstid og kostnad ved å avslutte tidlig

Regneeksempel for 12 og 36 måneder står i hva koster elektronisk kjørebok.

Steg 6: Les avtalen for data og oppsigelse

Leverandøren behandler posisjonsdata om de ansatte på vegne av bedriften. Da er leverandøren databehandler, og det skal foreligge en databehandleravtale. Kontroller i tillegg:

Hvor dataene lagres, og om underleverandører utenfor EØS brukes.
Hvordan dere får ut data ved oppsigelse, i hvilket format og hvor lenge etter.
Oppbevaring: reiseregninger og ført kjørebok er regnskapsmateriale som skal kunne leses i hele oppbevaringstiden, også om dere bytter leverandør. Fristene er forklart i Aiaks gjennomgang av oppbevaring av regnskapsmateriale.
Bindingstid og maskinvare: hvem eier enhetene, og hva koster det å avslutte tidlig?

GPS-registrering av ansattes kjøring vil normalt også være et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven, som skal drøftes med de tillitsvalgte før det innføres. Formål, tilgang og informasjon til de ansatte er gjennomgått i personvern ved GPS og elektronisk kjørebok.

Steg 7: Pilot før full kontrakt

Har dere mer enn noen få biler, bør valget bekreftes med en pilot med en håndfull førere med ulike kjøremønstre. Opplegget er beskrevet i innføring og opplæring. Avtal på forhånd hva som skal måles, for eksempel andel turer uten formål ved ukens slutt og tid brukt på månedsavslutning. Avklar også hva lønn trenger fra piloten. ReAIs guide til reise og diett i lønn viser hvordan godtgjørelsen behandles i lønnskjøringen.

Vil dere få hjelp med krav, systemvalg og oppsett? Beskriv behovet før dere bestemmer løsning.

Se også hjelp med valg og oppsett.