Eksport fra kjørebok til regnskap

En kjørebok inneholder mye som regnskapet ikke trenger: GPS-punkter, klokkeslett, adresser. Det regnskapet trenger, er et lite antall felt som er riktige og som ikke endrer seg etter at de er overført. Eksporten bør bygges for mottakeren, ikke som en kopi av hele kjøreboken.

To mottakere, to eksporter

Mottaker	Hva de trenger	Hva de ikke trenger
Lønn	Godkjente kilometer og beløp per ansatt, trekkfri og trekkpliktig del, firmabilgrunnlag	Ruter og adresser
Regnskap	Beløp per konto, periode, avdeling eller prosjekt, og referanse til bilag	Hvem som kjørte hvilken tur til hvilken kunde

Bilgodtgjørelse som utbetales gjennom lønn, kommer til regnskapet via lønnsbilaget. Da skal kjøreboken ikke i tillegg eksportere de samme beløpene direkte til regnskapet, ellers blir kostnaden bokført to ganger. Bestem én vei for hver type kostnad. Hva lønn trenger, står i lønn og kjørebok.

Feltene regnskapet bruker

Felt	Hvorfor
Eksport-ID og tur- eller reiseregnings-ID	Hindrer dobbel import og gjør avstemming mulig
Periode	Hvilken måned kostnaden hører til
Ansatt eller ansattnummer	Kobling til lønn og reskontro
Beløp, fordelt på trekkfri og trekkpliktig del	Ulik behandling i lønn og arbeidsgiveravgift
Avdeling, prosjekt eller kostnadssted	Fordeling av kostnaden; grunnlag for viderefakturering
Bilagsreferanse	Peker til reiseregningen som er dokumentasjonen
Status	Bare godkjente linjer skal eksporteres

Reiseregningen er dokumentasjonen for bokføringen. Den skal oppbevares så lenge regnskapsreglene krever, og den må kunne finnes fra posteringen. En eksportlinje uten bilagsreferanse er et tall uten dokumentasjon. Hvilken konto godtgjørelsen føres på, står i ReAIs kontoplan under konto 7100 Bilgodtgjørelse, og selve føringen er vist i Aiaks veiledning om å bokføre reiseregninger.

Periodisering: kjøremåned eller utbetalingsmåned?

En tur kjørt 28. januar, attestert 3. februar og utbetalt med februarlønnen: hvilken måned hører kostnaden til? For lønn og a-melding er det utbetalingen som styrer. For regnskapet kan dere ønske kostnaden i januar. Bestem regelen én gang, skriv den ned og la eksporten følge den. Det verste er en blanding der noen turer følger kjøredato og andre godkjenningsdato.

Hindre dobbel overføring

Den vanligste feilen er at samme måned eksporteres to ganger, for eksempel etter at en tur er rettet. Tre enkle regler hindrer det:

Hver eksport får en ID, og hver linje får vite hvilken eksport den var med i.
En linje som er eksportert, eksporteres ikke på nytt. En retting etter eksport gir en ny korreksjonslinje med referanse til den opprinnelige.
Avviste og private turer er aldri med i eksporten, men statusen deres beholdes i kjøreboken.

Avstem etter import

Etter at filen er lest inn, bør tre summer stemme:

Kontroll	Skal stemme med
Antall linjer i eksporten	Antall linjer importert
Sum beløp i eksporten	Sum bokført på kontoene for bilgodtgjørelse og reisekostnader
Sum godkjente kilometer i kjøreboken for perioden	Sum kilometer i reiseregningene som er utbetalt

Avvik kan skyldes en sen godkjenning, en linje som er stoppet manuelt, eller en korreksjon. Hver forskjell bør ha en forklaring og en ansvarlig.

Test eksporten før dere tar den i bruk

Lag en testmåned med én vanlig yrkestur, én privat tur, én avvist tur og én tur som rettes etter eksport. De godkjente yrkesturene skal komme med i første eksport; privat og avvist tur skal holdes utenfor. Rettingen skal gi en korreksjonslinje i neste. Kontroller også at filen åpnes riktig i regnskapssystemet: tegnsett for æ, ø og å, datoformat og desimaltegn.

Kjøring som faktureres videre til kunder, trenger prosjekt eller kunde på turen; se prosjekt og kunde i kjørebok. Bom og parkering har egne bilag; se bompasseringer og parkering. For hele flyten fra tur til lønn, se arbeidsflyten for kilometergodtgjørelse.