Prosjekt og kunde i kjørebok

For skatt er det nok at en tur har formål og riktig klassifisering. For bedriften er det ofte nyttig å vite mer: hvilket prosjekt kjøringen tilhører, hvilken kunde den kan faktureres til, og hva kjøringen koster per oppdrag. Det krever et eget felt for prosjekt eller kunde, og noen regler for hvordan turer fordeles.

Formål og prosjekt er to forskjellige felt

Felt	Svarer på	Eksempel
Formål	Hvorfor reisen var yrkesrelatert	Befaring av tak før tilbud
Prosjekt eller kunde	Hvor kostnaden skal føres	Prosjekt 4412, Borettslaget Lia

Et prosjektnummer alene forklarer ikke hva føreren gjorde. «4412» er et godt prosjektfelt og et dårlig formål. Hold dem adskilt, så kan prosjektet hentes fra en liste og formålet skrives kort.

Bruk stabile prosjekt- og kundenumre fra samme kilde som fakturasystemet. Fritekst som «Lia», «Borettslaget Lia» og «BRL Lia» blir tre prosjekter i en rapport.

Når én tur gjelder flere prosjekter

Mange turer har mer enn ett oppdrag. Velg en fordelingsregel, skriv den ned og bruk den likt:

Regel	Slik fungerer den	Passer når
Etappe for etappe	Hver strekning mellom to stopp går til prosjektet ved neste stopp	Turen er registrert med alle stopp
Lik fordeling	Turen deles likt på prosjektene	Kort tur med flere oppdrag på samme sted
Hovedprosjekt	Hele turen går til prosjektet som var grunnen til reisen	Det ene oppdraget var hovedformålet, de andre ble lagt til underveis

Fordelingen påvirker bare hvor kostnaden føres. Den totale distansen skal fortsatt være det som faktisk ble kjørt. To kundemøter på samme adresse gir ikke to turer eller dobbel distanse. Se flere kundebesøk på samme adresse.

Eksempel med returkjøring

En tekniker kjører fra lageret til prosjekt A (20 km), videre til prosjekt B (12 km) og tilbake til lageret (25 km). Etappe for etappe gir:

Etappe	Km	Prosjekt
Lager → A	20	A
A → B	12	B
B → lager	25	?

Returen er det vanlige problemet. Bedriften må bestemme om den skal til siste prosjekt, fordeles på begge eller føres som felleskostnad. Alle tre er forsvarlige; det som ikke fungerer, er at hver tekniker velger selv.

Viderefakturering

Når kjøring faktureres videre til kunden, bør grunnlaget komme fra godkjente turer, ikke fra et anslag:

Bare godkjente turer med prosjekt går til fakturagrunnlaget.
Turer som allerede er fakturert, merkes, så de ikke faktureres på nytt etter en retting.
Beløpet til kunden følger kundeavtalen, ikke nødvendigvis kilometersatsen den ansatte får.

Endres prosjektet på en tur etter at den er fakturert, må dere avgjøre om fakturaen skal krediteres. En retting i kjøreboken oppdaterer ikke fakturaen av seg selv. Se avvik og endringer i kjøreboken.

Avstem mot prosjektregnskapet

Ved månedsslutt bør summen av kilometer fordelt på prosjekter være lik summen av yrkeskilometer i kjøreboken. Er den lavere, mangler det prosjekt på noen turer. Er den høyere, er noen turer fordelt to ganger.

Kontroll	Avvik betyr
Yrkeskilometer uten prosjekt	Turer som ikke er fordelt eller ikke kan faktureres
Prosjekter med kjøring, men ingen timer	Feil prosjektnummer, eller kjøring som er glemt i prosjektet
Fakturert kjøring større enn godkjent kjøring	Dobbel fakturering eller fakturering før godkjenning

Personvern i prosjektrapporter

Prosjektledere trenger kilometer og kostnad per prosjekt. De trenger sjelden ruter, klokkeslett eller hvilken ansatt som kjørte. Lag prosjektrapporten på prosjektnivå, og gi tilgang til detaljene bare til dem som skal attestere. Se rapporter for ledere.

Bransjer med mange prosjekter, som håndverk og service, finner flere eksempler i kjørebok for håndverkere og servicebedrifter. Hvordan prosjektfeltet går videre til regnskapet, står i eksport fra kjørebok til regnskap.