Kjørebokrapporter for ledere
En god lederrapport viser hva som må gjøres og hva bilbruken koster. Den viser sjelden hvor den enkelte ansatte har vært.
Ledere som får tilgang til en elektronisk kjørebok, ser ofte først på kartet. Det er sjelden det de trenger. De trenger å vite om perioden kan lukkes, hva kjøringen koster og om bilparken har riktig størrelse. Det kan besvares med tall, uten ruter og klokkeslett.
Fire rapporter som dekker de fleste behov
1. Status for perioden
For attestanter og den som lukker måneden.
| Måling | Hva lederen gjør med den |
|---|---|
| Turer uten formål eller klassifisering, per fører | Purrer de to–tre som står for det meste |
| Turer uten fører, per bil | Ber bilansvarlig avklare |
| Åpne avvik og hvor gamle de er | Prioriterer de eldste |
| Endringer etter godkjenning | Vurderer ny attestasjon |
| Perioder som venter på attestasjon | Følger opp attestanten |
Dette er den viktigste rapporten. Den viser individnivå fordi oppfølgingen skjer per person, men bare antall åpne punkter, ikke hvor personen har kjørt.
2. Kostnad per avdeling eller prosjekt
For budsjettansvarlige.
- Utbetalt kilometergodtgjørelse per avdeling og måned
- Bom, parkering og ferje per avdeling
- Kjøring per prosjekt eller kunde, for viderefakturering
Rapporten trenger ikke navn. Hvordan prosjektkobling og fordeling fungerer, står i prosjekt og kunde i kjørebok.
3. Bilutnyttelse
For den som har ansvar for bilparken.
| Måling | Kan tyde på |
|---|---|
| Kilometer per bil per måned | Biler som står mye og kan avvikles |
| Andel privat kjøring per bil | Poolbiler som i praksis er personlige firmabiler |
| Antall førere per bil | Biler som deles mer enn antatt |
| Godtgjørelse per ansatt sammenlignet med kostnaden ved en poolbil | Om det lønner seg med flere poolbiler |
4. Firmabilgrunnlag
For lønn og økonomi.
- Hvem disponerte hvilken firmabil hver måned
- Yrkeskjøring hittil i år per ansatt med firmabil, sammenlignet med 40 000 km
- Privat bruk hittil i år per ansatt med sporadisk lån
- Total kjøring og privatkjøring per varebil som skattlegges etter kilometersats
Hva tallene brukes til, står i lønn og kjørebok.
Hvor går grensen mot overvåking?
Rapportene over bruker kjørebokens data til det de ble samlet inn for: dokumentasjon av kjøring og kostnader. Det blir noe annet når rapportene brukes til å følge med på den enkelte:
| Innenfor kjørebokens formål | Et nytt formål som krever egen vurdering |
|---|---|
| Antall turer uten formål per fører | Antall kundebesøk per selger per dag |
| Kilometer per bil | Tid stillestående per fører |
| Kostnad per avdeling | Kjøring utenfor arbeidstid |
| Yrkeskjøring per firmabil | Hastighet og kjørestil |
Kolonnen til høyre er kontroll med de ansatte. Det er ikke nødvendigvis ulovlig, men det er et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven kapittel 9 som må ha saklig grunn, være forholdsmessig, drøftes med tillitsvalgte og informeres om på forhånd. Det krever også et eget grunnlag etter personvernreglene. Datatilsynets veiledning om sporing av kjøretøy beskriver vurderingen. At dataene allerede finnes i kjøreboken, er ikke nok.
En enkel test: fjern førernavnet fra rapporten. Kan lederen fortsatt løse problemet rapporten skal løse? Da er en samlet visning per bil, avdeling eller prosjekt det beste valget.
Hvem skal se hva?
- Avdelingsleder: status og kostnad for egen avdeling.
- Bilansvarlig: bilutnyttelse og turer uten fører.
- Lønn og økonomi: firmabilgrunnlag og godtgjørelse.
- Daglig leder: samlede tall, uten individnivå.
Tilgangen bør følge rollen; se rollefordeling i kjørebok. Rapportene brukes i praksis mest ved månedsavslutningen, og flåteoversikten per bil er beskrevet i kjøretøyregisteret.
Sist gjennomgått 13.11.2026.