Rollefordeling i kjørebok

En kjørebok har sjelden mer enn fem roller, men de blir ofte blandet. Føreren tror attestanten retter formålene. Attestanten tror lønn sjekker kilometerne. Lønn tror alt som kommer, er godkjent. Og administratoren har tilgang til alt fordi det var enklest da systemet ble satt opp.

Fem roller og hva de eier

Rolle	Eier	Trenger tilgang til	Trenger ikke
Fører	Egne turer: formål, klassifisering, passasjer, egne avvik	Egne turer, også private	Andres turer
Attestant	Godkjenning av perioden for sine ansatte	Yrkesturer, avvik og endringer for egne ansatte	Detaljer om private turer, sanntidsposisjon
Bilansvarlig	Biler: verksted, enhet, driftsstans, førerbytte	Status per bil, turer uten fører	Formål og innhold i turene
Administrator	Oppsett: biler, brukere, perioder, tilgang	Konfigurasjon og logg	Å godkjenne eller endre turer
Lønn og regnskap	Overføring og avstemming	Godkjente beløp og kilometer per ansatt	Ruter og adresser

Kolonnen «trenger ikke» er like viktig som «trenger». Posisjonsdata om ansatte er personopplysninger, og tilgang skal begrenses til det hver rolle trenger for sin oppgave. Datatilsynets veiledning om sporing av kjøretøy legger vekt på nettopp dette.

Hvem skal ikke være samme person?

Noen roller bør skilles fordi de kontrollerer hverandre:

Føreren skal ikke attestere egne reiseregninger når det finnes noen andre som kan gjøre det. Attestasjonen er en kontroll av at kravet er riktig, og den mister verdien hvis mottakeren gjør den selv.
Administrator bør ikke kunne endre turer uten at det vises i historikken. Ellers kan en endring gjøres uten spor.
Den som åpner en lukket periode, bør ikke være den eneste som ser det. Gjenåpning bør varsle attestant eller lønn.

I små bedrifter er dette ikke alltid mulig. Da er alternativet bedre dokumentasjon og en ekstern gjennomgang, for eksempel av regnskapsføreren ved årsoppgjøret. Se kjørebok for små bedrifter.

Eksempel: en bedrift med 25 førere

Oppgave	Hvem
Fullføre formål innen fredag	Hver fører
Kontrollere turer uten fører på de fire poolbilene	Kontorleder som bilansvarlig
Attestere perioden	Nærmeste leder for hver avdeling, tre personer
Attestere avdelingsledernes egne reiseregninger	Daglig leder
Lukke perioden og sende til lønn	Økonomiansvarlig
Legge inn nye biler og ansatte, avslutte tilgang	Økonomiansvarlig som administrator, med kontorleder som stedfortreder

Det er seks oppgaver og fem typer personer, men ingen som har tilgang til mer enn de trenger.

Stedfortreder

Hver rolle utenom fører trenger en navngitt stedfortreder. Test det: fjern den vanlige administratoren fra en månedsavslutning, og se om stedfortrederen kan fullføre uten å få bredere tilgang enn nødvendig og uten muntlige instruksjoner. Stopper det, er rutinen for personavhengig.

Når noen slutter eller bytter rolle

Ansatt slutter: avslutt tilgang til appen og koble telefonen fra. Turene og reiseregningene skal beholdes så lenge regnskapsreglene krever; tilgangen til dem skal ikke det.
Attestant slutter: flytt ansatte til ny attestant før neste periode, ellers blir de stående uten godkjenning.
Fører bytter avdeling: ny attestant fra neste periode; gamle perioder beholder den gamle godkjenningen.
Administrator slutter: overfør rollen og fjern tilgang samme dag.

Gjennomgang av tilgang

En gang i året bør noen gå gjennom hvem som har hvilken tilgang. Typiske funn er tidligere ansatte som fortsatt er aktive, ledere som har fått administratortilgang for å løse en enkeltsak, og eksportfiler i delte mapper. Tilgangen er en del av det revisor ser på; se skattekontroll og revisjon av kjøreboken.

Hva attestanten skal kontrollere, står i godkjenning av kjørebok, og hvordan rollene og reglene beskrives for de ansatte, står i policy for bilbruk og kjørebok.