Godkjenning av kjørebok
Attestasjon er en bekreftelse på at kjøringen var i jobb og at kravet er riktig. Den bør ta minutter, ikke timer, hvis attestanten vet hvor feilene pleier å ligge.
Når en leder godkjenner en reiseregning eller en periode i kjøreboken, bekrefter hun to ting: at kjøringen var nødvendig for jobben, og at kravet ser riktig ut. Det er dette som gjør at bedriften kan stole på grunnlaget før det går til lønn. Et klikk på «godkjenn alle» ved månedsslutt bekrefter ingen av delene.
Hva attestanten bekrefter, og hva ikke
| Attestanten bekrefter | Attestanten bekrefter ikke |
|---|---|
| At turene var yrkesreiser for bedriften | At GPS-distansen er teknisk korrekt |
| At formålet er forståelig og sannsynlig | Satsen og skattebehandlingen, som lønn har ansvaret for |
| At avvik og endringer er forklart | At den ansatte har signert reiseregningen, hvis det skjer i et annet trinn |
| At ingen tur er krevd to ganger |
Reiseregningen for bilgodtgjørelse skal være fra den ansatte og inneholde blant annet navn og adresse, dato for avreise og hjemkomst, formål, rute, distanse og signatur, etter Skatteetatens krav til reiseregning. Attestasjonen er bedriftens interne kontroll av den, og den bør gjøres av en annen enn den som får pengene.
Kontroller i riktig rekkefølge
Attestanten trenger ikke lese alle turene. Det meste av risikoen ligger i noen få typer:
- Endringer etter forrige godkjenning. Hva er endret, av hvem og hvorfor?
- Turer som starter eller slutter hjemme. Er hjemreisen klassifisert som yrkesreise, og stemmer det? Se arbeidsreise eller yrkesreise.
- Generelle formål. «Jobb», «kunde», «møte».
- Avvik og tillegg lagt inn i etterkant, med underlaget de bygger på.
- Uvanlig lange turer sammenlignet med den ansattes vanlige mønster.
- Passasjertillegg uten navngitt passasjer.
Er disse i orden, kan resten av turene godkjennes på stikkprøver. For en fører med 60 korte turer i måneden er det bedre å kontrollere seks av dem grundig enn å bla gjennom alle.
Send tilbake med en konkret beskjed
En tur som ikke kan godkjennes, sendes tilbake til føreren med beskjed om hva som mangler:
| Svak tilbakemelding | God tilbakemelding |
|---|---|
| Ikke godkjent | Hvilken kunde var dette? |
| Sjekk formål | Turen 14.3 slutter hjemme kl. 17.10. Var det siste kundebesøk, eller kjørte du fra kontoret? |
| Feil | Passasjertillegg krever navn på passasjeren |
Turen godkjennes ikke før svaret er kommet, og den kommer ikke med i lønnskjøringen før den er godkjent. Andre turer i samme periode kan godkjennes som vanlig. Hvordan formål bør se ut, står i manglende formål i kjørebok.
Godkjenning per tur eller per periode?
| Per tur | Per periode | |
|---|---|---|
| Fordel | Feil oppdages tidlig, mens føreren husker | Ett tidspunkt å forholde seg til |
| Ulempe | Mange små godkjenninger for attestanten | Feil oppdages sent, ofte etter at føreren har glemt turen |
| Passer for | Få førere med store reiser | Mange førere med mange korte turer |
Mange bedrifter kombinerer: føreren bekrefter hver tur fortløpende, og attestanten godkjenner perioden samlet ved månedsslutt.
Når en godkjent periode må åpnes igjen
En tur som rettes etter godkjenning, endrer grunnlaget attestanten skrev under på. Vesentlige endringer bør derfor åpne perioden for ny attestasjon:
- en tur endres fra privat til yrke eller omvendt
- en tur flyttes til en annen fører
- et tillegg legges til eller fjernes
Gjenåpningen skal ha en begrunnelse, og begge godkjenningene skal være synlige i historikken. Er beløpet allerede utbetalt, følger korreksjonen med i neste lønn. Se avvik og endringer i kjøreboken.
Hvem attesterer for hvem?
Normalt attesterer nærmeste leder. Lederens egne reiseregninger attesteres av lederens leder. I en liten bedrift der daglig leder er den eneste som kjører, finnes ingen andre, og da må dokumentasjonen være desto bedre. Fordelingen av roller er beskrevet i rollefordeling i kjørebok.
Etter attestasjonen er det månedsavslutningen som lukker perioden og sender grunnlaget videre.
Sist gjennomgått 13.11.2026.