Avvik og endringer i kjøreboken
Et avvik skal forklares, ikke skjules. Registrerte grunndata står urørt, mens formål, fører og klassifisering kan kompletteres med begrunnelse.
I en GPS-basert elektronisk kjørebok skal distanse, dato og klokkeslett registreres automatisk og ikke kunne rettes eller slettes. Samtidig skal driftsavvik dokumenteres. Det er utgangspunktet i Skatte-ABC om elektronisk kjørebok. Reglene betyr ikke at kjøreboken må være feilfri. De betyr at feil skal være synlige, forklart og behandlet.
Fire typer avvik
| Avvik | Typisk årsak | Hva dere gjør |
|---|---|---|
| Manglende tur | Telefonen var av, enheten frakoblet, bilen på verksted | Registrer et driftsavvik med periode, årsak og kilometerstand før og etter |
| Feil fører | Bilen ble overtatt uten utlogging | Flytt turen til riktig fører med begrunnelse; distansen står urørt |
| Feil klassifisering | Automatisk forslag om yrkesreise på en hjemreise | Føreren eller attestanten retter klassifiseringen og skriver hvorfor |
| Manglende eller uklart formål | Turen ble ikke fullført samme dag | Føreren kompletterer formålet; se manglende formål i kjørebok |
De to første gjelder selve registreringen. De to siste gjelder opplysninger føreren skal legge til. Det skillet styrer hva som kan endres.
Hva kan endres, og hva må stå?
| Felt | Kan endres? | Krav ved endring |
|---|---|---|
| Distanse, dato, klokkeslett | Nei | Avviket dokumenteres ved siden av, originalen står |
| Start- og stoppadresse fra GPS | Nei | Et feil adresseoppslag kan kommenteres |
| Formål | Ja | Gammel og ny tekst, bruker, tidspunkt |
| Klassifisering yrke/privat | Ja | Begrunnelse; ny attestasjon hvis perioden er godkjent |
| Fører | Ja | Begrunnelse og hvem som flyttet turen |
| Prosjekt eller kunde | Ja | Begrunnelse; varsle mottaker av rapporter som allerede er sendt |
Grunnregelen: en retting legger til informasjon. Den erstatter ikke det som var registrert. En kontrollør skal kunne se både «slik så det ut» og «slik ble det rettet, av hvem og hvorfor».
Når en retting krever ny attestasjon
Er perioden allerede godkjent, bør vesentlige endringer åpne den for ny attestasjon. Vesentlig er alt som endrer beløpet til den ansatte eller fordelsberegningen: en tur som går fra privat til yrke, en ny fører, eller et ekstra passasjertillegg. En skrivefeil i formålet trenger det ikke.
Når en ferdig rapport er sendt videre
En tur er knyttet til prosjekt A, men besøksgrunnlaget viser prosjekt B. Behold den opprinnelige koblingen i historikken, registrer begrunnelsen og finn rapportene som allerede er sendt. En retting i kjøreboken oppdaterer ikke mottakerens kopi. Hvis rapporten er brukt til lønn eller viderefakturering, må den ansvarlige avgjøre om følgedokumentene også skal korrigeres, og det skal stå hvem som fikk beskjed.
Eksempel: GPS-brudd midt i en tur
En tekniker kjører fra lageret til en kunde 60 kilometer unna. Telefonen går tom for strøm etter 35 kilometer, og resten av turen mangler.
- Kjøreboken viser en tur på 35 kilometer som slutter midt på veien.
- Teknikeren registrerer et driftsavvik: «Telefon tom for strøm, kjørte videre til kunde X, arbeidsordre 512.»
- Kilometertelleren før og etter dagen, og arbeidsordren, brukes som støtte for den manglende strekningen.
- Attestanten godkjenner tillegget med henvisning til underlaget.
- Rapporten viser den registrerte turen og tillegget som to linjer, ikke én «perfekt» tur på 60 kilometer.
Det siste punktet er viktig. En tur som ser komplett ut, men som er satt sammen i etterkant, er svakere dokumentasjon enn en synlig tur med et forklart avvik.
Gjentar bruddene seg på samme strekning, er det et driftsproblem. Se kjørebok når dekning mangler.
Hvem eier avviket?
Avvik blir liggende når alle tror noen andre følger opp. Gi hver type en eier:
- Føreren eier formål, klassifisering og egne manglende turer.
- Bilansvarlig eier driftsstans, verkstedperioder og bilbytter.
- Attestanten avgjør om et avvik kan godtas før perioden lukkes.
Mål hvor gamle de åpne avvikene er. Et avvik som er tre dager gammelt, kan føreren svare på. Et som er tre måneder gammelt, må rekonstrueres.
Ved bilbytte under verkstedopphold kan problemet være feil bil fremfor feil formål. Se kjørebok ved erstatningsbil på verksted og rutinen når bilen er på verksted.
Avvik som stopper perioden
Før perioden lukkes i månedsavslutningen, bør tre typer avvik være løst: turer uten fører, yrkesturer uten formål og driftsstans uten forklaring. Andre avvik kan godtas med en begrunnelse fra attestanten. Hvordan avvikene ser ut for en kontrollør, står i skattekontroll og kontrollspor.
Sist gjennomgått 13.11.2026.