Månedsavslutning for kjørebok

Godkjenningen sier at turene er riktige. Månedsavslutningen sier at perioden er komplett: at ingen turer mangler, at alle biler er med, og at lønn får det den trenger. Det er to forskjellige kontroller, og den andre glemmes oftest.

En kalender som passer lønnen

Eksempelet forutsetter lønn den 20. og lønnsgrunnlag låst den 12. Juster datoene til egen lønnskalender.

Dag i ny måned	Hvem	Hva
1.–3.	Førerne	Fullfører formål og klassifisering for forrige måned
4.	Administrator	Sender liste over åpne turer til førere og attestanter
5.–8.	Attestantene	Godkjenner perioden for sine ansatte; se godkjenning av kjørebok
9.–10.	Administrator og bilansvarlig	Kontroller per bil, se under
11.	Administrator	Lukker perioden og eksporterer til lønn og regnskap
12.	Lønn	Avstemmer mottatt grunnlag og låser lønnsgrunnlaget

Turer som ikke er klare den 11., venter til neste måned med status «til avklaring». Det er bedre enn å holde hele perioden åpen.

Kontroller per bil

Disse kontrollene gjøres på bilnivå, ikke per tur:

Kilometerteller mot turer. Stemmer ikke summen av turene med kilometertelleren, må differansen forklares, for eksempel med en registrert driftsstans. Se kjøretøyregisteret.
Turer uten fører på delte biler.
Dager uten turer på biler som vanligvis kjøres. Kan være ferie, men også en frakoblet enhet.
Bilbytter og verkstedopphold. Er turene i erstatningsbilen med? Se elektronisk kjørebok når bilen er på verksted.
Bompasseringer uten tur, hvis bomfakturaen er kommet.

Kontroller per ansatt

Godtgjørelse: stemmer godkjente kilometer med reiseregningen den ansatte har signert?
Firmabil: har noen fått, levert eller byttet bil i måneden? Lønn må vite det for å beregne riktig fordel for måneden.
Sporadisk privat bruk: har noen lånt arbeidsgivers bil privat? Oppdater summen av dager og kilometer for året.
Varebil med individuell verdsetting: er privatkjøringen for måneden beregnet som total kjøring minus dokumentert yrkeskjøring?

Lukk perioden

Når perioden lukkes, skal det fremgå hvem som lukket den og når. Etter lukking kan turer fortsatt rettes, men endringen skal synes som en endring etter lukking, og den skal ikke stille endre et tall som allerede er sendt til lønn. Hvordan slike rettinger håndteres, står i avvik og endringer i kjøreboken.

Test: lukk en måned med ett åpent avvik, og åpne den så igjen. Systemet skal kreve en begrunnelse og vise begge tidspunktene.

Ekstra kontroller i desember

Ved årsslutt kommer det noen kontroller som ikke trengs de andre månedene:

Kontroll	Hvorfor
Sum yrkeskjøring hittil i året per ansatt med firmabil	Avgjør om reduksjon ved mer enn 40 000 km yrkeskjøring kan brukes
Kilometerstand 31. desember for hver bil	Startpunkt for neste år og grunnlag for avstemming
Sum privat bruk per ansatt av arbeidsgivers biler	Avgjør om bruken er innenfor reglene for sporadisk bruk
Total kjøring og yrkeskjøring per varebil	Grunnlag for individuell verdsetting
Sum godkjente kilometer mot sum utbetalt gjennom året	Fanger rettinger som aldri nådde lønn

Grensene for sporadisk bruk står i privat bruk av firmabil, og reglene for 40 000 km og varebil i kjørebok for firmabil og varebil.

Når månedsavslutningen tar for lang tid

Hvis avslutningen tar mer enn et par timer, ligger problemet nesten alltid tidligere i måneden: formål som ikke fylles ut fortløpende, førere som ikke får påminnelser, eller biler uten ansvarlig. Se varsler i kjørebok og rapporter for ledere for hvordan dere ser problemene før fristen. En konkret gjennomgang med flere biler finnes i månedskontroll for flere servicebiler.