Elektronisk kjørebok når bilen er på verksted

Bilen kommer tilbake fra service med flere kilometer på telleren enn ved innlevering. I kjøreboken ligger det noen korte turer, men det er uklart hvem som kjørte og hvorfor. Den riktige oppfølgingen er å avklare hendelsene, ikke å merke alt som yrkeskjøring fordi bilen var på verksted.

Planlegg innleveringen slik at bilen, perioden og dokumentasjonen kan kobles sammen. Det er særlig nyttig når flere ansatte deler bilen, eller når bilen er utilgjengelig i flere dager. Se også rutinen for delt firmabil for å skille mellom føreransvar og bilens samlede historikk.

Noter overleveringen før bilen forsvinner

Registrer dato, kilometerstand og hvilket verksted som overtar bilen. Ta vare på arbeidsordren og kontaktinformasjonen til den som kan forklare eventuelle prøvekjøringer. Be om tilsvarende opplysninger når bilen hentes. Unngå å samle unødvendige personopplysninger om verkstedets ansatte.

Notatene bør vise hva dere vet, hva som er bekreftet av verkstedet og hva som fortsatt er uavklart. En antakelse om en prøvekjøring bør ikke presenteres som et sikkert faktum.

Bevar rådata når du forklarer avviket

Skatteetatens beskrivelse av elektronisk kjørebok krever at faktisk distanse, dato og klokkeslett registreres og ikke kan rettes eller slettes. Forklar derfor avvik gjennom den dokumenterte rutinen i løsningen, fremfor å redigere bort spor som er vanskelige å forstå.

Hvis enheten var koblet fra, noter tidsrommet og årsaken. Undersøk hvordan systemet dokumenterer driftsavbrudd, og hva som kreves for den aktuelle bruken av kjøreboken. Den skattemessige vurderingen av kjøringen må bygge på de faktiske forholdene; verkstedbesøket alene avgjør ikke klassifiseringen.

Eksempel: 28 kilometer på telleren, 15 i turhistorikken

I en konstruert verkstedsperiode viser kilometertelleren 62 410 ved innlevering og 62 438 ved henting. Bilen har dermed gått 28 kilometer. Kjøreboken viser to registrerte turer på til sammen 15 kilometer. Differansen er 13 kilometer.

Kontrollen bør vise disse tre tallene hver for seg. Ikke endre de registrerte turene til 28 kilometer for å få summene til å passe. Be verkstedet avklare prøvekjøring og eventuelt frakoblet utstyr, og behold både forklaringen og de opprinnelige registreringene.

Hvis verkstedet bare kan bekrefte deler av kjøringen, står resten fortsatt som uavklart i kontrollnotatet. En forklaring på manglende registrering er heller ikke automatisk en skattemessig klassifisering av turene. Koble notatet til bilen og serviceperioden, og noter hvilket underlag konklusjonen bygger på.

Avslutt saken med en kontroll

Kontroller at bilens kilometerutvikling kan forklares gjennom serviceperioden, og at medarbeidere ikke følger opp samme avvik flere ganger. Legg ved en kort konklusjon med ansvarlig og dato. Bruk erfaringen til å forbedre neste innlevering, særlig hvis kjøreboken mister strøm ved service.

Ved valg av løsning kan du be om å få demonstrert akkurat dette avviket i en gjennomgang av Kipa. Avklar hvordan den aktuelle programvaren holder notater og turhistorikk sammen, og hvilke oppgaver dere må utføre manuelt. Les også Skatteetatens veiledning om elektronisk kjørebok når du vurderer dokumentasjonsbehovet.