Delt firmabil og flere førere på samme bil

En delt firmabil, ofte en bil i en bilpool på kontoret, er enklere skattemessig enn en personlig firmabil så lenge den står på arbeidsplassen når den ikke brukes i jobb. Det endrer seg når bilen tas med hjem, lånes til et privat ærend eller i praksis blir brukt av én person. Kjøreboken må vise hvilken av situasjonene dere er i.

Tre måter å dele bil på

Reise mellom hjem og fast arbeidssted regnes som privat kjøring, også i arbeidsgivers bil. Det følger av Skatte-ABC om privat bruk av arbeidsgivers bil. Hvor bilen står parkert utenom arbeidstiden, er dessuten et av momentene Skatteetaten legger vekt på når det skal vurderes om bilen er brukt privat.

Sporadisk lån teller per ansatt

Låner en ansatt poolbilen privat noen ganger i året, kan det være sporadisk bruk som ikke gir fordel. Grensene gjelder per ansatt og omfatter alle arbeidsgivers biler den ansatte har lånt, ikke per bil. Se grensene og eksemplene i privat bruk av firmabil og hjemkjøring. Det betyr at kjøreboken må kunne summere privat bruk på tvers av bilene i poolen.

Førerbytte: den vanligste feilen

På en delt bil er en tur med riktig rute og feil fører en feil tur. Den kan gi feil person kilometergodtgjørelse, feil person privat bruk, eller skjule at én ansatt i praksis disponerer bilen.

Typisk feil

Kari kjører bilen til et kundemøte om morgenen og setter den tilbake. Ola tar bilen etter lunsj, men glemmer å logge inn i appen. Ettermiddagens tre turer havner på Kari, inkludert Olas tur hjem.

Slik hindrer dere det

1. Krev identifikasjon ved oppstart. Innlogging i app, en brikke i bilen eller valg av fører før første tur. Velg det som tar minst tid for føreren.
2. Registrer overleveringen. Tidspunkt og kilometerstand når bilen bytter hånd, særlig når nøkkelen går via resepsjon eller en nøkkelboks.
3. Varsle om turer uten fører samme dag, ikke ved månedsslutt.
4. La en tur som flyttes til en annen fører, beholde historikken. Hvem flyttet den, når og hvorfor. Distansen står urørt.
5. Lås perioden først når alle turer har fører.

Test: la tre ansatte bruke bilen samme dag, inkludert én som kjører den hjem. Kontroller at hver tur får riktig fører og klassifisering, og at hjemturen ikke blir stående som yrkesreise.

Nøkkelansvar og bilavtale

Mange av problemene med delte biler løses av en enkel regel om hvem som har ansvaret for bilen til enhver tid:

• En bilansvarlig for hver poolbil: verksted, utstyr, avvik og at enheten eller appen fungerer.
• En regel for hjemkjøring: når det er tillatt, hvem som må godkjenne det og hvordan det registreres.
• En regel for private lån: om det er tillatt, og at det registreres som privat tur.

Reglene hører hjemme i bilpolicyen. Se policy for bilbruk og kjørebok.

Når bilen leveres til andre

En delt bil blir ikke bare kjørt av ansatte. Ved verkstedbesøk bør én person ha ansvar for innlevering, kilometerstand og oppfølging ved henting. Følg rutinen for kjørebok under verkstedbesøk dersom turene ikke passer med den vanlige førerfordelingen.

Ikke la den sist registrerte føreren automatisk bli forklaringen på alle senere turer. Sammenhold tidspunkt, overlevering og underlag, og bevar de opprinnelige registreringene.

Tegn på at poolbilen ikke lenger er delt

Hvis den samme ansatte står som fører på nesten alle turer, og bilen ofte står hjemme hos vedkommende, er bilen i praksis en personlig firmabil. Da bør dere vurdere om reglene for fordel ved privat bruk gjelder for denne ansatte. Se kjørebok for firmabil og varebil. En månedlig oversikt over fører per bil i kjøretøyregisteret viser mønsteret tidlig.