Kjøretøyregister og flåteoversikt i kjøreboken

En tur består av en strekning, en fører og en bil. De to første får mest oppmerksomhet. Men det er bilen som avgjør om turen skal bli kilometergodtgjørelse, grunnlag for firmabilfordel eller ingen av delene. Et ufullstendig kjøretøyregister gir derfor feil selv om hver tur er riktig registrert.

Hva registeret må inneholde per bil

Listepris og registreringsklasse finnes i vognkortet og i kjøpe- eller leasingavtalen. Ikke hent dem fra hukommelsen. En feil i listeprisen gir feil fordel for hver måned bilen er i bruk.

Bilbytte midt i måneden

En selger leverer leasingbilen 14. mars og får en ny bil 15. mars. Det som må skje:

1. Den gamle bilen får sluttdato 14. mars og sluttkilometer. Historikken låses, men slettes ikke.
2. Den nye bilen registreres med startdato, startkilometer, listepris og metode.
3. Telefonen eller enheten kobles til den nye bilen. Første tur kontrolleres.
4. Lønn får beskjed om at fordelen for mars må beregnes for to biler, hver for sin periode.

Den vanligste feilen er at de første turene i den nye bilen havner på den gamle, fordi appen fortsatt er koblet til den. Den nest vanligste er at den gamle bilen blir slettet, og med den historikken som skulle dokumentere første halvdel av måneden.

Ved midlertidig erstatningsbil gjelder det samme i mindre skala. Se kjørebok ved erstatningsbil på verksted.

Avstem kilometertelleren

Kjøreboken er bare komplett hvis summen av turene stemmer med kilometertelleren. Gjør avstemmingen minst ved oppstart, ved årsskiftet og når bilen leveres tilbake:

En differanse på 600 kilometer er ikke nødvendigvis feil, men den må forklares: verkstedkjøring, testkjøring, en periode med frakoblet enhet. Ved individuell verdsetting av varebil er dette ekstra viktig, fordi den uforklarte differansen kan bli tolket som privatkjøring.

Flåteoversikt: hva lederen trenger å se

Med ti eller flere biler blir kjøretøyregisteret også et styringsverktøy. Den nyttige oversikten viser hva som må gjøres, ikke hvor bilene er:

• biler med turer uten fører eller uten formål
• biler med driftsstans, for eksempel frakoblet enhet eller verkstedopphold
• ansatte med firmabil som nærmer seg 40 000 km yrkeskjøring i året, der reduksjon i firmabilgrunnlaget kan bli aktuelt
• biler som har stått lenge uten kjøring og kan leveres tilbake
• perioder som venter på attestasjon

Oversikt uten overvåking

En flåteoversikt med kart og sanntidsposisjon kan raskt bli et kontrolltiltak overfor de ansatte. Det krever eget formål, drøfting med tillitsvalgte og informasjon etter arbeidsmiljøloven, og vurdering etter personvernreglene. Datatilsynets veiledning om sporing av kjøretøy er utgangspunktet. Hold kjørebokens flåteoversikt på bilnivå og statusnivå der det er nok. Se rapporter for ledere og personvern ved GPS og elektronisk kjørebok.

Delte biler i flåten

Har bilen ingen fast fører, er føreridentifikasjon det viktigste feltet i registeret. Merk bilen som delt, krev at føreren identifiserer seg ved oppstart, og la turer uten fører stoppe månedsavslutningen. Se delt firmabil i bedrift.

Sjekkliste for et ryddig register

• Hver bil har eierform, klasse, listepris, metode og aktiv periode.
• Ingen bil er slettet; utgåtte biler er deaktivert med sluttdato og sluttkilometer.
• Kilometertelleren er avstemt mot turene minst én gang i året.
• Hver bil har en ansvarlig for verksted, utstyr og avvik.
• Lønn får beskjed når en bil bytter fører eller avsluttes.

For en konkret gjennomgang av flere biler i samme måned, se månedskontroll for flere servicebiler.