Kjørebok for flere servicebiler: en enkel månedskontroll
Fang opp manglende formål, feil bil og uklare turer før dokumentasjonen skal brukes videre.
Når flere ansatte deler flere servicebiler, oppstår feilene i overgangene: mellom to førere, mellom to biler og mellom to oppdrag. Månedskontrollen består av tre avstemminger: kilometerteller mot turer per bil, turer uten fører og bilbytter. Gjør dem mens de ansatte fortsatt husker måneden.
Eksempel: en måned med tre biler
Tallene er konstruerte. En elektrobedrift har to servicebiler. Bil A står på verksted i tre dager, og elektrikeren kjører lånebil i mellomtiden.
| Bil | Kilometerteller i måneden | Turer med fører og formål | Differanse | Forklaring etter kontroll |
|---|---|---|---|---|
| Bil A | 1 480 km | 1 480 km | 0 km | Ingen turer 12.–14. oktober, bilen var på verksted |
| Bil B | 2 130 km | 2 044 km | 86 km | To turer 23. oktober uten registrert fører |
| Lånebil | 214 km | 0 km | 214 km | Lånebilen har ingen kjørebok |
Kontrolleres måneden bare per ansatt, ser alt riktig ut: elektrikeren har færre kilometer enn vanlig, og ingen spør hvorfor. Kontrolleres den bare per bil, er lånebilens 214 kilometer ikke med noe sted. Derfor gjøres kontrollen begge veier.
Kontrollen steg for steg
- Les av kilometertelleren på hver bil første og siste dag i måneden. For lånebilen brukes kilometerstanden ved utlevering og innlevering.
- Summer turene per bil og trekk summen fra det telleren viser. Differansen skal være null eller forklart.
- Fordel turer uten fører. De 86 kilometerne på bil B legges på riktig tekniker, som fyller ut formålet selv. Kontoret skal ikke gjette formålet ut fra adressen. Se førerbytte på delt firmabil.
- Dokumenter lånebilen som et avvik. Noter perioden, hvilken bil den erstattet, og før turene manuelt med dato, start, stopp, kilometer og formål. Legg ved verkstedets papirer for utlevering og innlevering. Rutinen er vist i erstatningsbil når bilen er på verksted.
- Gå gjennom formålene. Turer merket «jobb» eller «kunde» sendes tilbake til føreren. Turer som starter eller slutter hjemme, kontrolleres mot bilavtalen.
- Lukk perioden og eksporter først når hver kilometer på telleren har en tur eller et forklart avvik.
Hvorfor både per bil og per ansatt?
Skattereglene teller på forskjellige måter:
| Regel | Telles per | Tallet lønn trenger |
|---|---|---|
| Varebil klasse 2 med kilometersats | Bil og ansatt | Total kjørelengde og yrkeskjøring, slik at differansen er private kilometer |
| Redusert firmabilgrunnlag ved over 40 000 km yrkeskjøring | Ansatt | Yrkeskilometer hittil i år, også på tvers av biler |
| Sporadisk privat bruk | Ansatt | Dager og kilometer med privat bruk av alle arbeidsgivers biler |
| Kilometergodtgjørelse for egen bil | Ansatt | Godkjente yrkeskilometer i reiseregningen |
Satsene og vilkårene står i kjørebok for firmabil og varebil. Skattlegges varebilene etter kilometersats, blir kilometer uten dokumentert yrkesformål regnet som private. Avklar med lønnsansvarlig eller regnskapsfører hvordan dager med lånebil skal behandles.
Avvik som går igjen
| Avvik | Hvem løser det | Hva som dokumenteres |
|---|---|---|
| Formålet mangler | Føreren | Oppdrag, kunde eller arbeidsordre |
| Tur uten fører | Attestanten finner hvem som hadde bilen, føreren bekrefter | Hvem som kjørte, og hvem som rettet |
| Tur på feil bil etter bytte | Attestanten | Tidspunkt for byttet og riktig bil |
| Periode uten turer | Bilansvarlig | Verksted, ferie eller utstyr ute av drift |
| Samme tur i to underlag | Attestanten | Hvilket underlag som gjelder, og hvorfor det andre utgår |
Rettinger skal ikke overskrive registrert distanse, dato eller klokkeslett. Hvordan de dokumenteres, står i avvik og endringer i kjørebok.
Frist og overlevering
Sett en fast dag for kontrollen, noen arbeidsdager før lønn låser grunnlaget. Det som ikke er avklart til fristen, venter til neste lønnskjøring med status «til avklaring». En eksportfil uten avklart status flytter feilene videre.
Lønn trenger sluttallene, ikke kartene. Gi attestanten tilgang til turene for egne ansatte, og gi lønn summene per ansatt og bil. Hele månedsavslutningen, med sjekklisten for alle typer biler, står i månedsslutt for kjørebok. Hvordan fordelen for en firmabil føres når tallene er klare, er forklart i ReAIs guide til firmabil i lønn.
Vil dere få hjelp med krav, systemvalg og oppsett? Beskriv behovet før dere bestemmer løsning.
Sist gjennomgått 13.11.2026.