Policy for bilbruk og kjørebok

Kort svar: En bilpolicy bør forklare både skatteregler, føreransvar og hvordan GPS-data brukes.

Denne veiledningen er skrevet for norske virksomheter som vurderer eller bruker Policy for bilbruk og kjørebok. Målet er et arbeidsgrunnlag som både fører, attestant og regnskapsansvarlig kan forstå i ettertid.

Regler og faglig ramme

GPS-data kan knyttes til den ansatte og er personopplysninger. Datatilsynet fremhever spesifikt formål, rettslig grunnlag, nødvendighet, dataminimering og forholdsmessighet. GPS i yrkesbil vil normalt også være et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven.

Arbeidsgiver må drøfte behov og utforming med tillitsvalgte så tidlig som mulig, informere berørte ansatte før oppstart og evaluere tiltaket jevnlig. Data samlet inn for kjørebok skal ikke uten videre brukes til et nytt, uforenlig kontrollformål.

Dette bør dere kontrollere

• Angi når privat bruk og hjemkjøring er tillatt.
• Definer yrkesreise, arbeidsreise og privat kjøring med eksempler.
• Beskriv klassifisering, frister, avvik og godkjenning.
• Forklar formål, tilgang, lagring og kontaktpunkt for personvern.

Praktisk kvalitetstest

Test policyen på et førerbytte, en hjemreise og et hasteoppdrag. Ansatte og attestant bør komme til samme resultat uten muntlige særregler.

Faglig grunnlag

Sist faglig kontrollert: 26. august 2026. Kildene nedenfor er offentlige primærkilder. Satser og regler kan endres, så kontroller alltid valgt inntektsår før lønn, skatt eller rapportering besluttes.

• Datatilsynet om GPS og sporing av yrkesbiler
• Arbeidstilsynet om kontroll og overvåking

Kipa gir praktisk veiledning om kjørebok og arbeidsflyt, men teksten er ikke individuell skatte-, regnskaps- eller juridisk rådgivning.

Les videre

Gå videre til Personvern i elektronisk kjørebok eller Rollefordeling i kjørebok . Vil dere teste arbeidsflyten på egne biler og rutiner, kan dere be om en demonstrasjon av Kipa .