Policy for bilbruk og kjørebok
En bilpolicy gjør at fører og attestant kommer til samme svar uten å spørre. Den skal også fortelle de ansatte hva GPS-dataene brukes til, og hva de ikke brukes til.
En bilpolicy er bedriftens regler for bruk av bil i jobb, enten bilen er den ansattes egen eller bedriftens. Uten en skriftlig policy blir reglene muntlige særavtaler, og kjøreboken får klassifiseringer som avhenger av hvem som spurte hvem.
Det policyen bør dekke
| Tema | Spørsmålet policyen svarer på |
|---|---|
| Bilordninger | Hvem får firmabil, hvem bruker poolbil, og hvem kjører egen bil? |
| Privat bruk | Kan firmabil og poolbil brukes privat, og i så fall hvordan registreres det? |
| Hjemkjøring | Når kan bilen tas med hjem, og hvem godkjenner det? |
| Kilometergodtgjørelse | Hvilken sats betaler bedriften, og hvilke tillegg? |
| Bom, parkering og ferje | Hva refunderes, og hvilken dokumentasjon kreves? |
| Kjøreboken | Hva må føreren gjøre, og innen hvilken frist? |
| GPS-data | Hva registreres, hva brukes det til, hvem ser det og hvor lenge lagres det? |
| Skader og bøter | Hvem betaler egenandel, parkeringsgebyr og fartsbøter? |
Eksempeltekst du kan tilpasse
Teksten under er et utgangspunkt. Tilpass den til egne bilordninger, og få den gjennomgått av den som har ansvaret for lønn og personal.
Privat bruk av poolbiler. Poolbilene skal stå på kontoret når de ikke brukes i jobb. Hjemkjøring er bare tillatt etter avtale med nærmeste leder, for eksempel ved tidlig oppdrag neste dag, og skal registreres som privat tur i kjøreboken.
Kilometergodtgjørelse. Ansatte som bruker egen bil i jobb etter avtale, får kilometergodtgjørelse etter bedriftens sats for yrkesreiser. Reiser mellom hjem og fast arbeidssted gir ikke godtgjørelse.
Kjøreboken. Formål og klassifisering skal være fullført innen tre virkedager etter turen. Turer som ikke er fullført ved månedens frist, kommer med i neste lønnskjøring.
GPS-data. Kjøreboken registrerer turer for å dokumentere yrkeskjøring, kilometergodtgjørelse og firmabilfordel. Dataene brukes ikke til å vurdere arbeidsinnsats, pauser eller kjørestil. Private turer vises bare for den ansatte selv og som distanse for administrasjonen.
Satsen bør ikke stå som et fast tall i policyen hvis den følger Skatteetatens trekkfrie sats eller statens sats, fordi begge kan endres. Skriv heller hvilken sats bedriften følger, og hvor den gjeldende står. Se kilometergodtgjørelse med privatbil.
Definer begrepene med egne eksempler
Den delen av policyen som sparer mest tid, er en kort liste over hvordan vanlige turer klassifiseres hos dere:
| Tur | Klassifisering |
|---|---|
| Hjem til kontoret | Arbeidsreise, privat |
| Kontoret til kunde og tilbake | Yrkesreise |
| Hjem direkte til kunde om morgenen | Vurderes etter arbeidsmønsteret; se eksemplene i arbeidsreise eller yrkesreise |
| Innom butikken på vei mellom to kunder | Omveien er privat |
| Hjemkjøring med poolbil før tidlig oppdrag | Privat, men tillatt etter avtale |
Test listen på tre vanskelige tilfeller: et førerbytte, en hjemreise og et hasteoppdrag. En fører og en attestant som leser policyen hver for seg, bør komme til samme svar.
Personvern og kontrolltiltak
En GPS-basert kjørebok behandler personopplysninger om de ansatte, og den er normalt et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven kapittel 9. Det har to konsekvenser for policyen:
- Den skal drøftes før den innføres. Arbeidsgiveren skal drøfte behov, utforming og gjennomføring med tillitsvalgte så tidlig som mulig, og informere de ansatte før tiltaket settes i verk. Arbeidstilsynets veiledning om kontroll og overvåking beskriver kravene.
- Den skal si hva dataene ikke brukes til. Opplysninger samlet inn for å dokumentere kjøring kan ikke uten videre brukes til et nytt formål, som å kontrollere pauser. Står det i policyen, er det enklere for alle å holde seg til.
Hva informasjonen til de ansatte bør inneholde, og hvordan oppbevaring og innsyn håndteres, står i personvern ved GPS og elektronisk kjørebok.
Hold policyen i live
Gå gjennom policyen når bilordningene endres, når det kommer ny kjørebokløsning, og minst én gang i året. Typiske tegn på at den er utdatert: attestanter som gir ulike svar på samme tur, ansatte som ikke vet om de kan ta bilen hjem, og en fast sats i teksten som ikke lenger stemmer. Rollene policyen viser til, er beskrevet i rollefordeling i kjørebok, og reglene for delte biler i delt firmabil og flere førere.
Sist gjennomgått 10.11.2026.