Kjørebok for små bedrifter

I en bedrift med én til fem ansatte er det ofte samme person som kjører, fører kjøreboken, attesterer og kjører lønn. Dokumentasjonskravene blir ikke mindre av den grunn. Men de er forskjellige avhengig av selskapsformen, og det er det første som må avklares.

Enkeltpersonforetak eller AS?

Innehaver av enkeltpersonforetak

En innehaver kan ikke utbetale trekkfri bilgodtgjørelse til seg selv. Bilkostnadene trekkes i stedet fra i næringen, og hvordan avhenger av om bilen regnes som yrkesbil. Etter Skatte-ABC om biler som brukes både i yrket og privat er bilen yrkesbil når minst ett av disse vilkårene er oppfylt:

• yrkeskjøringen er minst 6 000 kilometer i året, vurdert over en treårsperiode
• yrkesbruken er mer enn halvparten av den totale bruken

Bompenger, parkering og ferge på yrkesreiser kan trekkes fra i tillegg til kilometersatsen. Kan ikke yrkeskjøringen dokumenteres, kan Skatteetaten fastsette den ved skjønn. Ligger kjøringen nær 6 000 kilometer, er det kjøreboken som avgjør behandlingen. Den bør derfor føres fortløpende gjennom året, ikke rekonstrueres når skattemeldingen skal leveres. Regneeksempler for de to behandlingene står i ReAIs guide til bil i enkeltpersonforetak.

Ansatt eier i eget AS

En eier som er ansatt i eget aksjeselskap, behandles som andre ansatte. Kjører eieren egen bil i jobb, kan selskapet utbetale kilometergodtgjørelse etter en reiseregning. Kravene til reiseregningen er de samme som for alle andre: formål, rute, distanse og signatur. Se kilometergodtgjørelse med privatbil. Eier selskapet bilen, gjelder reglene om fordel ved privat bruk av firmabil, også for eieren. Se kjørebok for firmabil og varebil for satsene, og Aiaks gjennomgang av firmabil i AS for valget mellom privat bil og selskapets bil.

En rutine én person kan drive

Små bedrifter trenger ikke flere roller og godkjenningsnivåer. De trenger en rutine som tåler at den ene personen er syk eller på ferie.

Hver uke, fem minutter: fullfør formål på ukens turer mens de er ferske.

Hver måned, en halvtime:

1. Kontroller at alle turer har formål og klassifisering.
2. Avstem kilometertelleren mot registrerte turer for hver bil.
3. Lag reiseregning for de ansatte som skal ha godtgjørelse, og la dem signere.
4. Overfør godkjente beløp til lønn og arkiver reiseregningen som bilag.

Hvert år: summer yrkeskjøring og total kjøring per bil, og kontroller at tallene stemmer med det som er lagt til grunn i regnskap og skattemelding.

Hvem attesterer når eieren kjører selv?

I et selskap med én eier og ingen andre ansatte attesterer eieren sine egne reiseregninger. Det er ikke ulovlig, men det gjør dokumentasjonen enda viktigere. Har selskapet regnskapsfører, kan regnskapsføreren gå gjennom et utvalg turer ved årsoppgjøret. Se hvordan et slikt utvalg trekkes i skattekontroll og revisjon av kjøreboken.

Hold det enkelt, men komplett

• Få kategorier. Yrke og privat, og eventuelt kunde eller prosjekt. Ikke ti turtyper ingen husker.
• Én kjørebok per bil, også for eierens private bil hvis den brukes i jobb.
• Lesbar eksport. Regnskapsføreren skal kunne åpne filen uten tilgang til systemet.
• En stedfortreder som vet hvor kjøreboken er og hvordan måneden lukkes.

Er det bare en håndfull turer i måneden, kan en god mal være nok. Se kjørebokmal for Excel og utskrift og når manuell føring er tilstrekkelig.