Viktige felt i en kjørebok

«Hva skal stå i en kjørebok?» har ikke ett svar. En kjørebok som skal bli en reiseregning for kilometergodtgjørelse, trenger andre opplysninger enn en kjørebok som skal dokumentere yrkeskjøring i en varebil. Start med formålet, og legg til feltene det krever.

Felt etter hva kjøreboken skal brukes til

Felt	Reiseregning for privatbil	GPS-basert elektronisk kjørebok	Varebil med individuell verdsetting
Førerens navn og adresse	Ja	Ja	Ja
Bil og kjennemerke	Anbefalt	Ja	Ja
Dato	Ja	Ja, automatisk og låst	Ja, automatisk og låst
Klokkeslett for start og stopp	Nei, men dato for avreise og hjemkomst	Ja, automatisk og låst	Ja, automatisk og låst
Start- og stoppadresse	Ja, som reiserute	Ja	Ja
Distanse	Ja, samlet kjørelengde	Ja, faktisk distanse, låst	Ja, også all privat kjøring
Formål	Ja, også hvilket arrangement den ansatte deltok på	Ja	Ja, for yrkesturene
Klassifisering yrke eller privat	Bare yrkesreiser tas med	Ja	Ja, avgjør privatkjøringen
Passasjer	Ved passasjertillegg	Ved behov	–
Avvik og driftsstans	–	Ja	Ja
Signatur	Ja	–	–

Kravene til reiseregningen er beskrevet i Skatteetatens krav til reiseregning for bilgodtgjørelse. Kravene til den elektroniske kjøreboken står i Skatte-ABC om elektronisk kjørebok. Det viktigste skillet er at i den elektroniske kjøreboken skal distanse, dato og klokkeslett registreres automatisk og ikke kunne endres.

Hvem fyller ut hva?

Kilde	Felt
Automatisk fra GPS eller enhet	Dato, klokkeslett, start- og stoppadresse, distanse
Oppsett hos administrator	Bil, kjennemerke, eierform, førerens navn og adresse
Føreren, etter turen	Formål, klassifisering, passasjer, forklaring av omvei
Systemet, ved hendelser	Avvik, driftsstans, endringshistorikk, godkjenning

Når feltene er fordelt slik, er det tydelig hva som kan rettes. Felt i første rad står urørt. Felt i tredje rad kan føreren rette, med historikk. Hvordan rettinger håndteres, står i avvik og endringer i kjøreboken.

Feltene som oftest er feil

Formål

Det mest underkjente feltet. «Jobb», «kunde» og «møte» forklarer ikke hvorfor reisen var yrkesrelatert. Et godt formål nevner kunde, oppdrag eller aktivitet. Se manglende formål i kjørebok.

Reiserute

En reiserute er stedene det er kjørt til, ikke bare start og slutt. Kjører en tekniker fra lageret til tre kunder og tilbake, er ruten fire steder. Er bare «Lager – Lager, 84 km» oppgitt, kan ingen kontrollere distansen.

Distanse ved omvei

Er distansen lengre enn korteste vei, bør det stå hvorfor: stengt vei, henting av materiell, en passasjer som skulle hentes. Uten forklaring ser en omvei ut som privat kjøring.

Fører

På delte biler er feil fører den vanligste feilen. Se delt firmabil og førerbytte.

Felt som ikke hører hjemme i kjøreboken

Flere felt er ikke alltid bedre. Hvert felt med personopplysninger må ha et formål.

Hastighet og kjørestil er ikke nødvendig for å dokumentere kjøring.
Detaljerte stopp underveis på private turer trengs ikke. Det holder at turen er registrert som privat, med distanse.
Fritekst om møteinnholdet hører hjemme i CRM, ikke i kjøreboken.

Datatilsynets veiledning om sporing av kjøretøy legger vekt på dataminimering. Det er et godt argument for å holde feltlisten kort.

Test feltene

Gi en ferdig månedsrapport til en person som ikke kjenner turene. Hvis vedkommende må spørre om formål, rute eller hvorfor en tur er rettet, mangler det et felt eller en utfylling. Trenger dere et ferdig oppsett for manuell føring, inneholder kjørebokmalen kolonnene for reiseregning.