Ny lagerkunde fra avtale til første oppgjør
Godkjenn varene, oppgavene og prisreglene hver for seg før den nye lagerkunden går inn i vanlig drift.
Finn svaret du trenger
En ny kunde på et tredjepartslager betyr mer enn å importere en vareliste. Lageroperatøren skal motta og oppbevare kundens varer, utføre avtalte tjenester og kunne forklare den første fakturaen. Oppstarten må derfor ha et felles utgangspunkt for beholdning, bestillinger og pris.
Dette er oppstart av en ny logistikkunde. Et rent systembytte har i tillegg en teknisk migrering av gammel historikk og åpne poster; den kontrollen følger systembyttet.
Lag et kundekort som drift og økonomi bruker sammen
| Del av oppstarten | Det som må være besluttet | Prøve som avslører mangler |
|---|---|---|
| Vareeier og fakturapart | Kundens identitet, referanse og bestillingsrett | En bestilling fra et annet konsernselskap |
| Vare og enhet | Varenummer, enhetsforhold og nødvendig partistyring | Én kartong med flere salgsenheter |
| Mottak og utlevering | Varsling, bestillingsfrist og tilgjengelighet | En sen ordre som ikke kan nå dagens avgang |
| Retur og sperring | Hvem som kan frigi eller disponere varen | En retur som fysisk finnes, men ikke kan selges |
| Pris | Lagringsmål, håndtering, emballasje og eventuelle minimum | Samme ordre med ekstra vare og en annullert linje |
| Ansvar i avvik | Hvem som undersøker, godkjenner og følger opp | Feil antall ved første innlevering |
En varekode må også ha riktig eier. To kunder kan bruke samme varenummer uten å eie de samme varene. Avklar dessuten om kunden bestiller i kartonger mens lageret plukker i enkeltvarer. Enhetsforholdet må brukes ved både mottak, plukk og rapportering.
Eksempel: første mottak avviker fra kundens fil
Kundens fil varsler 100 kartonger med 12 enheter i hver, altså 1 200 enheter. Lageret mottar fysisk 98 kartonger, tilsvarende 1 176 enheter. To av disse kartongene, 24 enheter, sperres i påvente av kundens vurdering.
| Kontroll ved åpning | Enheter |
|---|---|
| Varslet | 1 200 |
| Fysisk mottatt | 1 176 |
| Avvik mot varsel | −24 |
| Disponibelt av mottatt | 1 152 |
| Sperret av mottatt | 24 |
Sperret er en del av fysisk beholdning, ikke et nytt fratrekk fra mottaket. Kunden må få se både mottaksavviket og sperringen. Hvis en fil med 1 200 enheter importeres som åpning, skjules mangelen. Hvis de sperrede varene trekkes fra én gang til i totalbeholdningen, oppstår et annet avvik.
Etter åpningen utleveres 120 disponible enheter og ti returneres til sperret beholdning. Fysisk saldo blir 1 176 − 120 + 10 = 1 066. Disponibelt er 1 152 − 120 = 1 032, og sperret er 24 + 10 = 34. De to statusene summerer til samme 1 066. La første kunderapport vise denne broen før noen beholdningsjustering godkjennes.
Prøv første oppgjør før ordinær fakturering
I en separat, konstruert tjenesteprøve ekskludert mva er det avtalt 98 mottatte kartonger à 18 kr, ti ferdige ordre à 45 kr og 15 ekstra plukklinjer à 6 kr. Grunnlaget blir 1 764 + 450 + 90 = 2 304 kr. Lagring, retur og emballasje er ikke med i denne prøven.
Kundens forhåndsvarsel på 100 kartonger skal ikke automatisk bli 100 fakturerte mottak når avtalen bruker faktisk mottatt antall. En ekstra plukklinje må heller ikke faktureres både som ny ordre og som tillegg hvis avtalen beskriver én av delene. Kjør prøven fra hendelser til prislinjer og sammenlign med det kunden forventer.
Lagerfaktureringen viser lagringsdelen. Ved korte produksjonsserier følger oppstart og omstilling en annen modell enn løpende ordreplukk; bruk pakking og fulfilment.
Velg en oppstart som tåler avvik
En avgrenset prøve med én varefamilie kan gjøre det lettere å finne feil før alt volum flyttes. Den krever at kunden og lageret kan holde prøveordrene adskilt fra ordinære ordre. Hvis kunden må flytte hele beholdningen samtidig, trengs et tydelig siste varsel, første mottak og kontrollert kø for det som ikke er godkjent.
Hold feil varedata, manglende prisregel og uavklart varetilstand på forskjellige arbeidslister. En vare kan være korrekt mottatt uten å kunne frigjøres, og en ordre kan være levert uten å ha komplett prisgrunnlag. Godkjenn oppstarten når hver av disse delene har en forklaring og en ansvarlig, fremfor å merke hele kunden «klar» med åpne vesentlige avvik.
Før videre volum slippes inn, kontroller kapasiteten mot lagerbemanningen. Ved manglende varer brukes beholdningsbroen, og ved retur brukes returflyten.