Innkjøp, drivstoff og lading per bil og oppdrag
En samlet leverandørfaktura må kunne fordeles uten at den samme kostnaden blir med to ganger.
Finn svaret du trenger
Drivstoffkort, ladeavtaler, bom, dekk, reservedeler og terminalmateriell kommer ofte på samlefaktura. Opprett en stabil kobling mellom leverandørens kjøretøy-/kortreferanse og bedriftens bil eller avdeling. Kortbytte, lånebil og feilregistrering må kunne håndteres uten å skrive om historikken.
Avstem beløpet før fordelingen
Et konstruert, avgiftsforenklet eksempel har følgende dokumenterte drivstoffgrunnlag:
| Bil/kostnadssted | Forbruk | Enhetspris i eksemplet | Kostnad |
|---|---|---|---|
| Bil A | 1 200 liter | 18 kr | 21 600 kr |
| Bil B | 800 liter | 18 kr | 14 400 kr |
| Uavklart kort | 100 liter | 18 kr | 1 800 kr |
| Sum | 2 100 liter | 37 800 kr |
De 1 800 kronene skal stå som ufordelt til referansen er avklart. Å fordele dem på alle bilene kan skjule et feilkjøp. Avstem også rabatter, returer og fakturagebyrer mot totalsummen. Regnskapsfører vurderer avgift og fradrag ut fra kjøretøy, bruk og dokumentasjon; eksemplet gir ikke en generell fradragsregel.
Ikke bland liter, kWh og kilometer
Sammenlign kostnad per kilometer når formålet er ruteøkonomi, men behold de fysiske måleenhetene som forklaring. Et forbruk på 400 kWh gir ikke mening i et felt som systemet tolker som liter. Hjemmelading, felles lader og nettleie må ha en avtalt dokumentert fordelingsmåte; bilens app er ikke automatisk regnskapsbilaget.
Når kilometersatsen i rutekalkylen allerede inkluderer energi, skal dere ikke legge hele drivstofffakturaen oppå samme beregnede kostnad i faktisk-rapporten. Velg om modellen viser standardkostnad med et avvik, eller faktiske kostnader. La forskjellen være synlig.
Bestilling og leverandørkontroll
Knytt innkjøpt materiell til bestilling, mottak og faktura. En pall emballasje kan være eget lager som forbrukes over flere oppdrag, ikke hele månedens kostnad på den første kunden. En verkstedfaktura trenger bil, utført arbeid og dato; et stort beløp må vurderes med regnskapsfører før det behandles som vanlig drift eller investering.
Bruk en arbeidsliste med manglende bilreferanser, doble fakturanumre og fakturaer uten mottak. Betalingskontroll og endring av leverandørens bankkonto må ha avklart godkjenning, særlig ved hastesaker.
Se bilinvestering, pakking og forbruk og månedsavslutning.
Når kostnadsendringen skal føres videre til kunden, bruk dieseltillegget. Faktisk forbruk og avtalens indeksregulering må følges hver for seg.