Budruten fra leveringsforsøk til oppgjør
Skannede pakker, betalte leveringer og pengene på konto er tre forskjellige størrelser.
Finn svaret du trenger
En budrute kan ha mange stopp uten at alle blir betalt likt. Førstegangslevering, nytt forsøk, retur og kansellering må følge oppdragsgiverens avtale. Antall pakker i bilen er derfor et svakt inntektsmål alene.
Bygg et hendelsesgrunnlag
Behold sendingens referanse, runde, avtalt produkt, leveringsforsøk, sluttstatus og prisregel. Bruk egne statuskoder for «ikke levert», «returnert» og «kansellert». Ikke skriv over første forsøk når pakken forsøkes levert igjen. Da mister dere forklaringen på tidsbruk og avregning.
| Hendelse i eksemplet | Antall | Avtalt betaling | Beløp |
|---|---|---|---|
| Vellykket levering | 90 | 55 kr | 4 950 kr |
| Mislykket første forsøk | 8 | 20 kr | 160 kr |
| Kansellert før lasting | 2 | 0 kr | 0 kr |
| Retur etter avtale | 4 | 30 kr | 120 kr |
| Sum | 5 230 kr |
Dette er konstruerte priser ekskludert mva. De fire returene er egne hendelser knyttet til tidligere forsøk, ikke fire ekstra nye sendinger. Ellers blir antall sendinger og antall hendelser blandet.
Fra bruttogrunnlag til bank
Oppdragsgiverens avregning viser 5 230 kr, et bestridt trekk på 130 kr og utbetaling på 5 100 kr før eventuell avgift i eksemplet. Banken forklarer bare hva som er betalt. Den beviser ikke at trekket er riktig. Registrer grunnlag, trekk og åpent krav separat, og la regnskapsfører avklare bokføring og avgift etter den faktiske avtalen.
Hvis en underleverandør kjører runden for 3 700 kr, er differansen mot grunnlaget 1 530 kr. Egen koordinering, sortering, bilhold og reklamasjoner kan fortsatt gjenstå. Ved egen sjåfør må hele tidsbruken tas med: lasting, kjøring, venting og returer.
Velg hva som skal forbedres
Sammenlign inntekt og direkte kostnad per runde, ikke bare per vellykket stopp. Se særlig på leveringsforsøk per sending, returtid og ubetalt venting. Kontroller om endret ruteopplegg faktisk forbedrer bidraget eller bare flytter arbeidet til terminalen.
Avstem en uke med både normale og avvikende sendinger før dere automatiserer. Bruk postpartier for større batcher, sjåførtimer ved egen bemanning og formidleroppgjør når dere bare kobler kunde og bud.