Postpartier gjennom sortering og omdeling
En batch må kunne forklares fra innlevert mengde til fakturert tjeneste, også når sendinger går i retur.
Finn svaret du trenger
Et postparti består av flere hendelser: mottak, kontroll, sortering, overlevering til distribusjon og avslutning. Behold partinummeret gjennom hele kjeden. En total på fakturaen er vanskelig å kontrollere hvis driftsgrunnlaget bare finnes per rute.
Et parti med avvik
Eksemplet er konstruert. Avsender oppgir 10 000 sendinger. Mottakskontrollen finner 9 960. Av disse går 60 tilbake før distribusjon, mens 9 900 sendes til omdeling. Etterpå registreres 120 returer.
| Kontroll | Mengde |
|---|---|
| Oppgitt minus fysisk mottatt | 40 i avvik ved innlevering |
| Mottatt minus avvist før omdeling | 9 900 til distribusjon |
| Til distribusjon minus senere returer | 9 780 uten registrert retur |
Det siste tallet er ikke automatisk bevis for at alle disse sendingene er levert. Dokumentasjonen må svare til tjenesten som er avtalt. Registrer hvem som har gjort mengdekontrollen, grunnlaget og hvordan avviket er avklart med avsender.
Mengdegrunnlag og prisgrunnlag
Anta at den illustrerte avtalen betaler 4 kr per akseptert sending og 6 kr per senere retur, ekskludert mva. Da er beregningen 9 900 × 4 + 120 × 6 = 40 320 kr. Dersom prisen i stedet gjelder fysisk leverte sendinger, eller retur er inkludert, blir grunnlaget annerledes. Legg avtalen i beregningen; ikke la en standardrapport bestemme hva kunden skal betale.
Avstem kjøpt distribusjon mot de samme partiene. En underleverandør som rapporterer per postområde kan kreve en dokumentert nøkkel for å fordele kostnader til kundens parti. Ufordelt kostnad skal være synlig fremfor å forsvinne fra lønnsomhetsrapporten.
Ordinær tilbyder og leveringsplikt
Nkom forklarer hvem som regnes som tilbyder av posttjenester. Registrering som tilbyder er ikke det samme som å være utpekt som leveringspliktig. Virksomheter med særlige forpliktelser trenger egne rapporterings- og kostnadsspor knyttet til oppdraget. En generell batchrutine dokumenterer ikke at leveringsplikten er oppfylt.
Skill adresser og mottakeropplysninger fra økonomirapporten. Den trenger normalt parti, produkt, mengde, avvik og beløp, ikke en åpen kopi av adresselisten. Gå videre til kunde- og eierapporten for økonomisk oppfølging og integrasjonstesten når flere systemer behandler partiet.