Excel kjørebok og risiko

Kort svar: Excel kan organisere opplysninger, men gir svakt vern mot overskriving, manglende versjoner og ufullstendig registrering.

Denne veiledningen er skrevet for norske virksomheter som vurderer eller bruker Excel kjørebok og risiko. Målet er et arbeidsgrunnlag som både fører, attestant og regnskapsansvarlig kan forstå i ettertid.

Regler og faglig ramme

Skatteetaten beskriver at en GPS-basert elektronisk kjørebok skal registrere faktisk kjørt distanse, dato og klokkeslett. De registrerte grunnopplysningene skal ikke kunne rettes eller slettes. Start- og stoppadresse, reisens formål og eventuelle avvik må også kunne dokumenteres.

Kjøreboken er dokumentasjon, ikke en automatisk skattevurdering. Virksomheten må selv avgjøre om en reise er yrkesreise, arbeidsreise eller privat reise, og hente faglig hjelp når klassifiseringen er usikker.

Dette bør dere kontrollere

• Vurder hvordan faktisk distanse og tidspunkt blir registrert.
• Beskytt originaldata mot sletting og umerket retting.
• Unngå flere parallelle kopier uten tydelig eier.
• Dokumenter hvem som kontrollerer og godkjenner hver periode.

Praktisk kvalitetstest

Be to personer rette samme tur i hver sin fil. Hvis virksomheten ikke enkelt kan fastslå riktig versjon og endringshistorikk, er kontrollsporet for svakt.

Faglig grunnlag

Sist faglig kontrollert: 26. august 2026. Kildene nedenfor er offentlige primærkilder. Satser og regler kan endres, så kontroller alltid valgt inntektsår før lønn, skatt eller rapportering besluttes.

• Skatteetatens krav til GPS-basert elektronisk kjørebok

Kipa gir praktisk veiledning om kjørebok og arbeidsflyt, men teksten er ikke individuell skatte-, regnskaps- eller juridisk rådgivning.

Les videre

Gå videre til Manuell eller digital kjørebok eller Kjørebok mal eller system . Vil dere teste arbeidsflyten på egne biler og rutiner, kan dere be om en demonstrasjon av Kipa .